Опрацювання інформації для керівника

Щоб керівник був гарно поінформований, прес-секретар має ознайомлювати його з відповідною інформацією. Керівника можуть цікавити різноманітні публікації на ту чи іншу тематику в цілому чи в конкретних виданнях. У такому разі прес-секретар має переглядати статті на теми, якими цікавиться керівник, знати, у яких засобах масової інформації вони найчастіше висвітлюються, стежити за такими виданнями. Перед тим, як передати статті на ознайомлення керівникові, найбільш важливі місця потрібно виділити закладками або маркером. Так прес-секретар полегшує керівнику процес сприйняття, заощаджує його час і, звичайно, показує себе висококваліфікованим фахівцем. Адже саме в таких робочих ситуаціях керівник може оцінити роботу та пересвідчитися, що ви помічник, який знає, чим цікавиться його керівник, усвідомлює політичну й економічну ситуацію в країні і, за необхідності, може висловити свою думку, порадити тощо.

Досвідчені асистенти керівника рекомендують складати список статей, з якими ознайомлюється керівник, за певною формою. Кількість вибраних статей залежить від цінності інформації, яку вони містять, а також від часу, який потрібен керівникові для ознайомлення.

Опрацювання інформації здійснюється різними методами. У міжнародній практиці поширені такі:

• брошурування ксерокопій усіх наявних статей,(разом зі списком літератури) на потрібну тему. При цьому, як зазначалося, в ксерокопіях статей підкреслюються найважливіші думки. Добірка в папці кладеться керівникові на стіл на чітко визначене місце для таких матеріалів;

• підготовка інформаційно-оглядового реферату. Прес-секретар самостійно оцінює матеріал кожної статті відповідно до ступеня його важливості, а потім робить загальний огляд. Інформаційно-оглядовий реферат рекомендується оформляти за належною схемою. Готуючи реферат, прес-секретар не вносить своїх коментарів і не вступає в полеміку з авторами статей. Власні назви, імена і прізвища іншомовного походження слід писати мовою оригіналу. Календарний час вказується точно, наприклад: у 2007 році, а не у минулому чи у наступному році. У рефераті дозволяється використовувати скорочення, якщо вони не викликають подвійних тлумачень тексту. Обсяг реферату становить, як правило, п'яту частину обсягу тексту опрацьоїваної статті(-ей).

Щодня прес-секретар повинен збирати і записувати в спеціальному щоденнику інформацію, яка може зацікавити керівника. Якщо потрібно, слід звернутися за уточненнями чи роз'ясненнями до фахівців. Керівникові потрібно надавати тільки достовірну інформацію.

Крім фахової періодики, прес-секретар переглядає певні книжки, відбираючи ті матеріали, що стосуються діяльності керівника, чи теми, якими він цікавиться. Для зручності слід робити вирізки або ксерокопії та складати їх в окремі папки за тематикою. Також прес-секретар повинен шукати статті, різні статистичні дані в мережі Інтернет, вказуючи посилання на ресурси.

Прес-секретар має постійно тренувати свою увагу і пам’ять. Фахівці рекомендують виділяти для цього 20-25 хв. щодня. При запам'ятовуванні нової інформації потрібно не просто намагатися її запам'ятати, а й подумки зіставляти нову інформацію з уже відомою, робити висновки, формувати свою думку. Саме такими навичками повинен володіти асистент керівника.

секретар риса обов`язок діловий