Підготовка ділових поїздок

Прес-секретар до найдрібніших деталей має продумати ділову поїздку керівника, аби вона була максимально успішною. Для ділової поїздки керівникові необхідні:

• у повному обсязі, бездоганно підготовлені документи та необхідні матеріали;

• узгоджений розклад зустрічей та переїздів з урахуванням різниці в часі та кліматичних умов (якщо йдеться про закордонні поїздки);

• продумані подарунки та сувеніри тощо

Для підготовки ділової поїздки керівника з урахуванням й специфіки секретар готує перелік питань, які вирішуватимуться, і зазначає терміни їх вирішення Також прес-секретар (якщо це входить до його компетенції) дбає про місце проведення ділових переговорів Нерідко відповідно до вказівки керівника прес-секретар продумує програму проведення ділової поїздки, виділяє головні тези виступу керівника.

Програма поїздки на кілька днів, в кілька пунктів, а особливо за кордон, буде насиченою та має містити таку інформацію:

• дату відправлення, перебування, тривалість поїздки тощо;

• список осіб, які супроводжують керівника в діловій поїздці;

• засоби пересування (автомобіль, потяг, літак тощо),

• перелік ділових зустрічей;

• перелік матеріалів, потрібних керівникові підчас ділової поїздки;

• перелік роздаткових матеріалів для ділових партнерів (буклети, бізнес-плани, кошториси тощо);

• назви готелів з підтвердженням заброньованих у них місць;

• дату, час та адреси проведення ділових зустрічей та засоби пересування між ними;

• перелік осіб або підприємств, з якими потрібно встановити зв'язок (назва підприємства та ім'я його представника; поштова адреса підприємства; контакти електронна пошта, телефони тощо).

Програму ділової поїздки можна складати в кількох варіантах:

• повна програма з усією інформацією;

• стисла програма з мінімально можливим планом (час, імена, телефонні номери, адреси);

• стисла програма на кожен день поїздки.

Стислу програму на кожен день поїздки можна детально розписати на маленьких каталожних картках, щоб керівник міг класти кожного дня по одній картці в свій портфель.

Повну програму слід підготувати в кількох примірниках, а саме:

• 1-2 примірники для керівника;

• по одному примірнику для супроводжуючих осіб;

• один примірник для заступника керівника;

• один примірник для секретаря;

• один примірник для картотеки чи звіту.

У разі відсутності керівника всю інформацію та пошту прес-секретар передає його заступникові або виконуючому обов'язки керівника. Телефонні дзвінки переадресовує тим, хто може вирішити питання без керівника. Якщо потрібно терміново вирішити питання, яке не входить в компетенцію заступників керівника, прес-секретар зв'язується з керівником по телефону і на підставі вказівок залагоджує справу.

Коли керівник повертається з ділової поїздки, прес-секретар має поінформувати його про стан справ у підпорядкованому йому відділі, підрозділі, на підприємстві. У свою чергу, керівник має ознайомити секретаря з матеріалами поїздки для підготовки звіту, який можна готувати в такому порядку:

• обґрунтування необхідності або зазначення мети ділової поїздки;

• перелік вирішуваних питань та їх розв'язання чи ухвалення рішень;

• підсумки та пропозиції.