Прийом відвідувачів

Правильно організований прийом відвідувачів керівника - це гарантія успішного вирішення питань.

Як правило, відвідувачі входять до кабінету керівника після доповіді прес-секретаря. Виняток становлять особи, яким право входу без доповіді надає сам керівник. Ввічливість та увага прес-секретаря до відвідувача багато в чому визначає атмосферу прийому.

Відвідувачів можна умовно поділити на такі категорії:

• представники інших підприємств;

• працівники підприємства з поточними питаннями;

• працівники підприємства з особистими питаннями;

• особи, що прибули у відрядження;

• делегації.

Прийом відвідувачів з інших підприємств прес-секретар повинен готувати заздалегідь. Слід вести облік в журналі відвідувачів (на паперовому чи електронному носії) за визначеною формою. Для прийому таким відвідувачам призначається дата і час. Також в журнал вноситься перелік питань, які вирішуватимуться, і фіксується передбачений для цього час. Прес-секретар має завчасно Довести до відома керівника питання, яке буде обговорюватися під час зустрічі, для того, щоб погодити з керівником і відвідувачем час, який для цього відводитиметься. Також про тривалість розмови секретар ще раз повідомляє відвідувачеві вже безпосередньо після оголошення керівникові про візит. Питання про продовження прийому погоджується з керівником.

Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, прес-секретар має самостійно вирішити: доповідати про нього керівникові відразу чи записати на прийом. Якщо після доповіді керівникові відвідувачу відмовлено у негайному прийомі, прес-секретар пропонує відвідувачеві переговорити з заступниками керівника або з іншими компетентними працівниками підприємства. Якщо відвідувача така пропозиція не влаштовує, прес-секретар записує його в журнал відвідувачів і після узгодження з керівником повідомляє йому точну дату і час, коли його прийме керівник.

Якщо керівник відсутній, відвідувача має прийняти його заступник або інший компетентний, працівник. Прес-секретар повинен у такій ситуації вибачитися за відсутність керівника і пояснити причину його відсутності. Не можна допускати зриву прийому без поважної причини.

Якщо прийом відміняється з будь-яких причин (хвороба, термінове відрядження тощо), прес-секретар зобов'язаний повідомити про це відвідувача і домовитися про час, на який переноситься прийом. Прес-секретар обов'язково має представитися і сказати свій контактний телефон для термінових довідок і повідомлень.

Для прийому відряджених осіб, прес-секретар повинен:

• з'ясувати, чи погоджений з керівником цей прийом;

• визначити, для вирішення яких питань прибув відвідувач;

• зробити відповідні помітки у посвідченні про відрядження (або передати документи у відділ кадрів);

• дізнатися, чи забезпечений відряджений житлом. Якщо ні, то Допомогти йому в цьому.

Якщо ж прийом прибуває делегація, прес-секретареві слід заздалегідь потурбуватися про приїзд і від'їзд відвідувачів, сувеніри для них. Потрібно скласти ділову і культурну програму перебування гостей, розселення, харчування тощо. У разі прибуття іноземної делегації секретар зобов'язаний потурбуватися про перекладача.

Прийом відвідувачів з особистих питань, як правило, планується на кінець тижня або кінець робочого дня. Цього дня керівники підрозділів, які можуть бути потрібні керівникові під час прийому, повинні бути на своїх робочих місцях, щоб у разі потреби допомогти йому. Організовуючи прийом працівників підприємства з особистих питань прес-секретареві слід виявляти вихованість і бути тактовним

Під час проведення прийомів різних категорій прес-секретар сам приймає всі телефонні дзвінки, переадресовує їх заступникам керівника. Не можна під час прийому пропускати в кабінет керівника, працівників, яких не стосуються вирішувані питання.

Висновки

Щоб полегшити роботу керівника, прес-секретар має допомагати йому орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити та опрацьовувати потрібну інформацію, а інколи готувати інформаційно-оглядові реферати. Також помічник повинен бути готовим продумати до дрібниць ділову поїздку керівника, належним чином організувати прийом відвідувачів під час його відсутності.