Загальне наказове діловодство

Межі відомої системи мають бути відмічені і відносно угрупування документів в первинні комплекси. Так, серед матеріалів наказів, зокрема, стовпців, немало первинних комплексів, сформованих по певних ознаках; по наочно-питальний, номінальному, кореспондентському, хронологічному, географічному. Серед стовпців можна зустріти комплекси документів, що мають характер справ, що дають послідовне виробництво з того або іншого питання. Часто при угрупуванні викорстовуються декілька ознак. Але незрідка стовпці все ще представляють конгломерати документів, без якої-небудь системи. Як свідчать описи документів, що дійшли до нас, останні часто складалися в скрині, короби в повному безладі.

Кажучи про столбцову форму діловодства, не слід випускати з уваги, що в цей період досить умілий і з повним успіхом користувалися для запису зошитами і книгами, в яких застосовувалися ті ж прийоми засвідчення, що і в стовпцях (скріплення і т. п.). Більш того, книжкові форми є древніми прийомами документаційної техніки.

У наказовому діловодстві налагоджується і організація архіву. Документи описувалися і враховувалися. Зокрема, в розписних списках, що складалися при зміні воєвод, поряд з іншими цінностями за списком передавалися і документи.

Складалися і спеціальні описи документальних матеріалів. Чудовий пам'ятник представляє "Опис царського архіву", який служить джерелом вивчення і питань історії розвитку документування. З "Опису царського архіву" ми дізнаємося про види документів, про розвиток образотворчого документування – про креслення і карти, що зберігалися в "Царському архіві" і не дійшли до нас.

До описів документальних матеріалів вже в ХVII ст складалися для наведення довідок про документи покажчики, зокрема, особистих імен ("азбуки"). У описах робилися відмітки друкарень про місце зберігання документів.

Якщо в наказах і місцевих установах з діловодством була пов'язана велика група чиновництва, що формується, то його резервами за межами урядових установ, були так звані "площадкові подьячие". Виникнення цього інституту, що розвинув активну діяльність не лише в Москві, але і в ряду інших міст, є зайвим свідоцтвом поширення документування серед населення, що вдягається ряд своїх дій в письмову форму. Головні напрями вживання документування: закріплення феодальних стосунків, захист власності, документування господарської діяльності, листування.

Укладення 1649 р. вводить ряд норм про порядок письмового оформлення різних договорів, у тому числі про вживання кріпосної форми письмового складання актів і про участь в цьому площадкових подьячих.

Історія діловодства в XVI – XVII вв. не обмежується стінами наказів. Діловодство велося в місцевих установах.

Створення в другій половині XVI ст в наказових, губних і земських хат, заміна намісницького управління воєводським свідчили про зміцнення влади на місцях. Воєводи на місцях діяли на підставі наказів, губні і земські хати на підставі статутних грамот.

Діловодство наказових хат, що був канцеляріями воєвод, як свідчать документальні джерела, що дійшли до нас, представляє певну систему.

Так, Верхотурськая наказова хата отримувала з наказів укази пануючи, вироки Боярської думи, наказні пам'яті і ін. і слала в центр відписки. Тут регулярно складалися розписні і кошторисні списки, велися книги по обліку грошей і хлібних запасів. У наказову хату поступали чолобитні людей служивих, селян, людей посадників; по цих чолобитних виносилися ухвали. У документальних матеріалах Верхотурськой наказової хати, що збереглися, відбивалися всі сторони життя цього краю.

Розглядаючи документальні матеріали XV – XVII вв. як спосіб і форму документування різних сторін суспільного і приватного життя, в основу класифікації цих матеріалів можна покласти певні області документування.

Такими областями, де в даний період застосовувалося документування, були: документування загальної і спеціальної діяльності органів влади і управління феодальної держави і документування феодальних стосунків.

Документування феодальних стосунків виражалося в створенні цілого ряду різновидів документів.

Земельні стосунки і права феодальної власності оформлялися такими документами, як даровані грамоти (вотчинні, маєткові, пільгові, заповідні, обільні, несудимі), праві і безборонні грамоти, - в яких фіксувалися феодальні права і привілеї.