Спеціальні системи документування
Поточні вказівки уряду дипломатичні представники отримували у вигляді рескриптів, які стосувалися зазвичай або окремих питань, або осіб. Рескрипти були ординарними, секретними і секретнішими. Для здійснення секретних стосунків застосовувалися також партикулярні (приватні) листи, що називалися інколи "цидулямі", "цидулкамі", "особливими листами".
Про форму грамот, закордонних справ, що відправляються Колегією, до дипломатичних представників, є вказівки в "веденні" з Колегії закордонних справ в канцелярію Сенату від 29 березня 1719 р. На початку грамот належало вказувати скорочений титул імператора. Далі слідувало звернення до дипломатичного представника відповідно до його рангу ("ясновельможний, нам любезноверний", або "високовроджений", або "благородний") і двір, при якому представник полягав. В кінці грамоти позначалися число, місяць і рік. Грамоти підписували власноручно імператор і канцлер. До грамот прикладався середній державний друк. В цілях збереження таємниці значна частина дипломатичних документів шифрувалася. Для зашифровуваної колегія і дипломатичні представники користувалися ключами ("цифірниє азбуки", або "цифри"), причому для дешифровки до документа підшивався особливий аркуш паперу. Секретнейшие рескрипти посол повинен був дешифрувати особисто. Дипломатичні представники повинні були з особливою обережністю застосовувати шифровану передачу нот іноземних урядів з причини того, що спостерігалися випадки, коли такі ноти особливо важливого значення повідомлялися дипломатичному представникові навмисно, щоб мати можливість перехопити ноту в зашифрованому вигляді при її пересилці і за допомогою відомого вже тексту вивчити ключ до шифрів.
Систематизація дипломатичних документів вироблялася, по країнах, мові документів і міри секретності.
Військова документація. Склад військової документації в XVIII ст визначався як вказівками Генерального регламенту, так і іншими актами. У Військовій колегії велися журнали, з яких робилися у вигляді визначень і вироків виписки по окремих питаннях. Від верховної влади колегія отримувала укази, які записувалися в особливу книгу. Вказівки вищим воєначальникам виражалися у формі рескриптів. Вищі воєначальники доносили імператорові реляціями. Стосунки (листування) між начальницькими особами здійснювалися рапортами, донесеннями, записками, листами. Останні застосовувалися при стосунках високопоставлених осіб.
Розпорядження підлеглим особам оформлялися у вигляді наказів, ордерів, розпоряджень. Роз'яснення до виконання наказів, давалися в інструкціях, повчаннях, правилах. Підлеглі докладали своїм начальникам рапортами і донесеннями.
Облік чисельного складу військових частин здійснювався в штатах, табелях, списках, відомостях. Офіцери отримували патенти на чин, нижнім чинам видавалися паспорти і атестати. Відрядження військовослужбовців оформлялися вбраннями.
Хід військових дій відбивався в журналах військових дій, в дислокаціях, диспозиціях, припущеннях, розташуваннях військ. і інших видах документів.
Для більшості вказаних видів документів поступово складаються стійкі формуляри. Великою виразністю і лаконічністю відрізнялися рапорти, донесення, реляції, повчання, інструкції великого російського полководця А. Ст Суворова, що умів в декількох точних словах передавати великий вміст.
Висновок
В літописі передається вміст договорів Київської держави з Візантією, князів Олега в 911 р. і Ігоря в 944 р. Договірні стосунки з греками, згідно зі свідченнями літопису, були і раніше: у 876 р. був відновлений договір з греками. Договори полягали і з іншими народами, наприклад, князя Володимира з волжськими болгарами, про якого згадує літопис від 985 і 1006 рр. У договорі 911 р. згадується про вживання росіянами письмових заповітів, в договорі 944 р. про постачання російських кораблів, що вирушали до Візантії, грамотами. Від XII ст. збереглися - дарована грамота на землю, виробництво суду, збір дані, дана великим князем Мстиславом Володимировичем (сином Володимира Мономаха) спільно з сином князем новгородським Всеволодом Новгородському монастирю Юрьеву (біля 1130 р.). Іншою справжньою грамотою XII ст. є вкладна грамота Варлаама Хутинського (у миру багатого новгородського боярина Олексія Михайловича), що є записом дарування землі, городів, рибних ловів заснованому Варлаамом недалеко від Новгорода Хутинському монастирю.
