Інформація як основа управління і комунікацій
— своєчасність (оперативність). Вона тісно пов'язана з періодичністю і залежить від оброблення даних у керуючій підсистемі. Іноді інформація про стан об'єкта управління надходить до керуючої підсистеми своєчасно, але затримується в її каналах, внаслідок чого управлінський вплив не здійснюється або здійснюється невчасно;
— повнота (достатність). За цією вимогою кількість інформації повинна бути мінімальною, але достатньою для оцінки ситуації та прийняття рішення на певному рівні управління.
— корисність. Передбачає, що в інформаційному потоці не повинно бути даних, показників, не потрібних для вирішення конкретної проблеми або для структурної ланки управління. У зв'язку з цим важливе значення має визначення собівартості інформації — загальної грошової оцінки затрат живої й уречевленої праці на збирання, оброблення, передавання, зберігання й пошук даних, що використовують у процесі менеджменту.
— доступність. Полягає у необхідності подавати інформацію у формі, яка не потребує додаткового опрацювання і не утруднює процесу прийняття рішення.
Дотримання охарактеризованих вимог є важливою умовою нормального функціонування системи управління організацією [20 ст. 346].
Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів.
1. Відбір інформації. Він може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, передбаченим, довільним або таким, який ґрунтується на певних критеріях.
2. Відібрана інформація кодується, тобто приймає ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, та відповідний спосіб її передачі: усний, письмовий, за допомогою різного роду природних сигналів або умовних знаків.
3. Передача інформації. Якщо вона дуже важлива, то не варто обмежуватися одним каналом, а за можливістю дублювати цей процес по декількох каналах.
4. Одержувач сприймає, розшифровує і обдумує інформацію. Відправник інформації завжди чекає, щоб одержувач якимось чином на неї відреагував і доніс до нього цю реакцію [16 ст. 529].
Управлінська інформація піддається низці операцій: передавання, перетворення, оброблення, зберігання, оцінювання, використання, а в деяких випадках і знищення.
Передавання інформації — переміщування її каналом зв'язку від джерела до споживача. Основний принцип правильної організації передавання інформації — проходження її найкоротшим шляхом із мінімальними затратами часу та праці. Зворотні переміщення неможливі або обмежені, що вимагає відповідного розміщення структурних елементів системи управління, окремих робочих місць.
Перетворення інформації — аналітико-синтетичне вивчення її змісту та підготовка нової (вторинної) інформації з метою надання зручної для використання форми.
Оброблення інформації — сукупність дій, які змінюють вид або характер подання інформації.
Зберігання інформації — передавання її у часі шляхом забезпечення незмінності станів матеріального носія інформації. Для скорочення часу на пошук інформації, що зберігається, її систематизують.
Оцінювання інформації — визначення якісних і кількісних характеристик інформації для вирішення питання щодо її необхідності і доцільності використання.
Використання інформації — прийняття управлінських рішень, здійснення певних дій, до яких вона спонукає.
Знищення інформації — її видалення з пам'яті комп'ютера або фізичне знищення матеріальних носіїв.
Усі ці операції в комплексі дають змогу ефективно використовувати інформацію в процесі менеджменту [20 ст. 351].
Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі менеджменту для кожного рівня встановлюють:
— загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об'єкти управління;
— періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;
— оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;
— строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.
Загальна номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:
— кількість та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;
— матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;
