Керування знаннями і корпоративна пам’ять
Більшість оглядів концепції керування знання (KM) приділяють увагу тільки первинному опрацюванню корпоративної інформації типу електронної пошти, програмного забезпечення колективної роботи або гіпертекстових баз даних. Вони формують істотну частину з необхідної, але виразно недостатньої, технічної інфраструктури для керування знаннями.
Одним з нових рішень щодо керування знаннями є поняття корпоративної пам’яті (corporate memory), що за аналогією з людською пам’яттю дозволяє користуватися попереднім досвідом і уникати повторення помилок.
Корпоративна пам’ять фіксує інформацію з різних джерел підприємства іі робить цю інформацію доступною для фахівців з метою вирішення виробничих завдань.
Корпоративна пам’ять не дозволяє зникнути знанням фахівців, що вибувають (вихід на пенсію, звільнення та ін.). Вона зберігає великі обсяги даних, інформації й знань із різних джерел підприємства. Вони відображені в різних формах, таких як бази даних, документи й бази знань (Додаток А).
Введемо два рівні корпоративної пам’яті (так звані явні й неявні знання).
Рівень 1. Рівень матеріальної або явної інформації – це дані й знання, які можуть бути знайдені в документах організації у формі повідомлень, листів, статей, довідників, патентів, креслень, відео- і аудіозаписів, програмного забезпечення тощо.
Рівень 2. Рівень персональної або прихованої інформації – це персональні знання, невідривно пов’язані з індивідуальним досвідом. Вони можуть бути передані через прямий контакт – «віч-на-віч», через процедури видобування знань. Саме приховане знання – те практичне знання, що є ключовим при ухваленні рішення й керуванні технологічними процесами.
У дійсності ці два типи інформації, подібні до двох сторін однієї й тої самої медалі, однаково важливі у структурі корпоративної пам’яті (Додаток А).
При розроблені систем KM можна виділити ряд етапів.
1. Нагромадження. Стихійне й безсистемне нагромадження інформації в організації.
2. Видобування. Процес, ідентичний традиційному видобуванню знань для експертних систем. Це один з найбільш складних і трудомістких етапів. Від його успішності залежить подальша життєздатність системи.
3. Структурування. На цьому етапі повинні бути виділені основні поняття, вироблена структура подання інформації, що має максимальну наочність, простоту зміни й доповнення.
4. Формалізація. Подання структурованої інформації у форматах машинного опрацювання, тобто на мовах опису даних і знань.
5. Обслуговування. Під процесом обслуговування розуміється коректування формалізованих даних і знань (додавання, відновлення): «чищення», тобто видалення застарілої інформації; фільтрація даних і знань для пошуку інформації, необхідної користувачам.
Якщо перші чотири етапи звичайні для інженерії знань, то останній є специфічним для систем керування знаннями. Як уже було сказано, він розпадається на три дрібніших процеси:
§ коректування формалізованих знань (додавання, відновлення);
§ видалення застарілої інформації;
§ фільтрація знань для пошуку інформації, необхідної користувачеві, виділяє компоненти даних і знань, що відповідають вимогам конкретного користувача. За допомогою тої самої процедури користувач може довідатися про місцезнаходження інформації, що його цікавить.
