Види документів в інформаційно-аналітичній діяльності

Цільове призначення аналітичного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв'язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема [41]:

— отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглибленого вивчення;

— оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;

— використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюваної техніки і технології;

— звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;

— оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;

— визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

— встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

— виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об'єктів, які створюють.

Будова аналітичних документів має багато спільного, однак існують певні особливості кожного виду.

Критичний аналітичний огляд містить систематизовану, яку критично (науково, технічно, економічно) оцінив і узагальнив автор огляду, інформацію про стан питання, що розглядається. Його основна мета — оцінка стану, визначення основних тенденцій і перспективних шляхів розвитку питання (проблеми, теми), що розглядається, а також синтез нового наукового знання. В оглядово-аналітичному документі обов'язковими є зіставлення й авторська оцінка новизни, наукової і практичної значущості питання. Критичний огляд може містити висновки про невирішені проблеми, нову інтерпретацію відомих положень, нові ідеї, концепції та інші форми наукового знання. Саме ці характеристики критичного огляду часто ставлять під сумнів його зарахування до вторинних документів.

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об'єкта, організації і т. ін.). Він складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки. рекомендації, додатки, список використаних джерел. список скорочень, допоміжні покажчики, зміст. Підкреслені елементи є обов'язковими, а решта — факультативними [27].

У вступі обґрунтовують вибір теми (вказують наукову і практичну значущість та актуальність теми (проблеми, питання), її зв'язок з іншими галузями науково-практичної діяльності), визначають цільове призначення огляду, часові межі аналізованого періоду, види використаних документів, підкреслюють особливості огляду порівняно з існуючими оглядами з певної тематики, вказують тематичні межі аналізу питання, що розглядається.

Аналітична частина огляду містить аналіз, оцінку й узагальнення систематизованих даних і фактів, які характеризують стан об'єктів наукових досліджень (явищ, процесів, речовин), що розглядаються в огляді; існуючі концепції, погляди, положення, невирішені питання, методи і засоби дослідження; стан досліджень і розробок пристроїв, технологічних процесів, матеріалів тощо; стан досліджень науки і виробництва (досягнутий рівень, організаційно-технологічна та економічна ситуація, тенденції розвитку).

При підготовці оглядів слід дотримуватися таких основних положень:

— в огляді мають відображатися всі погляди на питання, що аналізуються, незалежно від власної концепції автора;

— особливу увагу слід приділяти аналізу нової інформації, нових даних, нових проблем і шляхам вирішення їх;

— недопустимим є використання застарілих відомостей, або тих, що викликають сумніви;