Використання технології управління проектами
Управління проектами (менеджмент проектів - МП) називають технологією менеджменту XXІ століття. Це - один із найважливіших компонентів управління будь-яким бізнесом. Управління проектами забезпечує необхідну координацію діяльності підрозділів, планування й реалізацію проектів, аналіз і контроль результатів, у цілому значно підвищуючи конкурентні переваги компанії.
Поняття "проект" вживається в багатьох змістах. Найбільш загальне визначення терміну «проект» наступне [Л. 19].
Проект - система цілей, об'єктів (що створюються чи модернізуються для реалізації цих цілей), технологічних процесів, технічної й організаційної документації для них, матеріальних, фінансових, трудових і інших ресурсів, а також управлінських рішень і заходів щодо їхнього виконання.
Основу технології складає погляд на проект, як на керовану зміну вихідного стану будь-якої системи (наприклад, підприємства), зв'язану з витратою ресурсів. Дослідження процесу й регулювання змін, здійснюваних по заздалегідь розроблених правилах у рамках бюджету та часових обмежень, складає суть управління проектами.
Проект може розглядатися як такий, що народжується з ідеї зміни.
Управління проектами - процес керівництва та координації людських і матеріальних ресурсів протягом всього циклу існування проекту шляхом застосування системи сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених у проекті цілей, результатів, складу й об'єму робіт, вартості, часу, якості та задоволення учасників проекту.
Таким чином, якщо застосування інформаційних систем це - інтеграція різних технологій, то управління проектами - це управління процесом інтеграції. За статистикою, практично немає організацій, яких би повністю задовольняли існуючі системи. В разі застосування усіх компонентів інформаційних технологій, інформаційна система на підприємстві буде занадто складна. Знайти золоту середину в обсязі технологій - багатокритеріальна задача, яка вирішується методами експертних оцінок, які, в свою чергу, залежать від смаків самих експертів.
Для забезпечення ефективного контролю за змістом робіт проекту повинні бути визначені формальні процедури управління змінами.
Для ефективного управління змінами в ході реалізації проекту необхідна відповідна методика.
Рішення про необхідність використання інформаційної технології для управління проектом, у першу чергу, зв'язано з відповіддю на питання про необхідність системи управління. Несистемне (неформальне) управління проектом можливе для малих проектів з обмеженими задачами та ресурсами, але перестає працювати вже на проектах невисокої складності. Без деякої формалізованої системи управління керівник і учасники проекту неминуче будуть зіштовхуватися з проблемами, зв'язаними з конфліктами цілей, пріоритетів, термінів, призначень і звітності. Втрати, зв'язані з помилками управління та з додатковими витратами часу та ресурсів, що витрачаються на вирішення виникаючих конфліктів, неминуче впливають на якість результатів і призводять до подорожчання проекту.
У цій ситуації тримати проект під контролем дозволяє застосування технології управління проектами: розробка та впровадження формалізованої інформаційної системи, що підтримувала би виконання основних функцій контролю та управління проектом.
У сучасній організації, як правило, функціонує цілий ряд автоматизованих систем, що забезпечують інформаційну підтримку поточної управлінської діяльності. Системи підтримки прийняття рішень (Decision Support Systems-DSS) розробляються та використовуються для підтримки специфічних управлінських процедур. Структура цих систем звичайно відповідає функціональній структурі корпорації та рівням управління.
Вказана технологія реалізується в визначеній мірі в різних системах управління проектами. Зокрема, в серії систем фірми Primavera Inc., у пакеті MS Project.
Застосування технології управління проектами поряд з іншими інформаційними технологіями слугує створенню "корпоративних" систем управління проектами (КСУП), що забезпечує управління по проектах з наскрізним контролем усіх проектів, робіт, а також трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів у рамках однієї компанії чи групи компаній.
