Ведення трудових книжок

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 № 301 Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. № 58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. № 29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки і вкладиш до них заповнюються у відповідних розділах українською або російською мовами.

Якщо трудова книжка видана вперше, то записи до неї проводяться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:

1) відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові дата народження;

2) відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення:

3) відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

4) відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться. Всі записи у трудовій книжні про прийняття на роботу переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або у повноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження) але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначним). Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 2 лютого 1995 року, то у графі 2 трудової книжки записується «02.02.1995».

Записи у трудовій книжці виконуються акуратно. Кульковою ручкою або ручкою пером, чорнилами чорного, синього-або фіолетового кольорів.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277), в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надалі працівникові в ньому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, установа, організація, де було внесено неправильний або неточний запис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і засвідчує його печаткою, і в разі його відсутності – вищестояща організація, якій було підпорядковано підприємство, а в разі його відсутності – обласний архів або держархіви міст Києва, Севастополя чи Ради Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, нагородження та заохочення повинні повністю відповідати оригіналу наказу (розпорядження), а у разі їх втрати іншим документам, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть служити підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.