Сутність внутрішнього середовища та характеристика його основних елементів

Для підрозділів, також як і для всієї організації необхідна мета. Наприклад, метою фінансового підрозділу може бути зменшення кредитних витрат до 1% від суми продаж. Підрозділ маркетингу тієї ж організації може мати за мету скорочення кількості скарг споживачів на 20% в наступному році.

Структура

Структура організації відображає виділення окремих підрозділів, які склалися в організації, зв’язки між цими підрозділами та об’єднання підрозділів в одне ціле.

Структура організації – це логічні співвідносини рівнів управління та функціональних областей, що побудовані в такій формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягти цілей організації.

Однією з основних концепцій, що має відношення до структури є спеціалізований розподіл праці. У більшості сучасних організацій розподіл праці зовсім не означає випадковий розподіл робіт між наявними людьми. Характерною особливістю є спеціалізований розподіл праці – закріплення даної роботи за спеціалістами, тобто тими, хто здатен виконати її краще за всіх з точки зору організації як єдиного цілого. Наприклад, розподіл праці між експертами по маркетингу, фінансам та виробництву.

На даний момент у всіх організаціях, за виключенням найдрібніших, має місце горизонтальний розподіл праці за спеціалізованими лініями. Якщо організація достатньо велика за розміром, спеціалістів звичайно групують разом в межах функціональної області. Як саме здійснити розподіл праці в організації – одне з питань, що є істотним управлінським рішенням.

Не менш важливим є здійснення вертикального розподілу праці. Вертикальний розподіл праці необхідний для успішної групової роботи. Центральною характеристикою вертикальної ієрархії є формальна підпорядкованість осіб на кожному рівні. Особа, яка знаходиться на найвищому ступені, може мати у своєму підпорядкуванні декількох керівників середньої ланки, що представляють різні функціональні області. Ці керівники, в свою чергу, можуть мати в підпорядкуванні декілька лінійних керівників. Число осіб, підпорядкованих одному керівнику представляють сферу контролю. Розрізняють широку та вузьку сферу контролю в залежності від числа підлеглих. Зазвичай вузькій сфері контролю відповідає багаторівнева структура, а широкій – пласка структура управління.

Необхідність в координації, яка існує завжди, стає справді нагальністю, коли робота чітко ділиться як по горизонталі, так і по вертикалі, як це має місце в крупних сучасних організаціях. Якщо керівництво не створить формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом. Без відповідної формальної координації різноматні рівні, функціональні зони та окремі особи легко можуть зосередитися на забезпеченні своїх власних інтересів, а не на інтересах організації в цілому.

Формулювання та повідомлення мети організації в цілому і в кожному її підрозділі представляє собою лише один з численних механізмів координування. Кожна функція управління грає певну роль в координуванні спеціалізованого розподілу праці. Керівники завжди повинні ставити перед собою питання: які їх зобов’язання з координації та що вони роблять, для того, щоб їх виконати.

Задача

Задача – це запропонована робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь обговорений термін. З технічної точки зору завдання пропонуються не працівникові, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, якщо завдання виконується таким способом й у такі строки, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.

Задачі організації традиційно діляться на три категорії. Це робота з людьми, предметами, інформацією. Наприклад, на звичайному заводському конвеєрі робота людей складається з роботи із предметами. Задача майстра - це в основному робота з людьми. У той же час задача скарбника корпорації в основному пов'язана з інформацією.