Засоби голосового зв’язку
Телефонний зв’язок є одним із засобів, якими найчастіше користується секретар. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищенняоперативності та ефективності своєї праці. Телефонний зв'язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складання телефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря. Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано - до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літеру передавати словами, які починаються з такої літери. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах. Сучасний телефон не даремно називають комп'ютеризованим.
Багатофункціональний телефон може володіти багатьма корисними для роботи секретаря функціями:
. автоматично додзвониться за потрібним номером;
. автоматично набере номер, який є в пам'яті;
. спростить та прискорить дозвонювання до абонента в іншому місті;
. автоматично додзвониться до абонента у вказаний секретарем час;
. попросить абонента передзвонити за вказаним секретарем номером;
. запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;
. запам'ятає час і дату дзвінка;
. покаже тривалість розмови;
. містить в пам'яті необхідні секретарю номери телефонів;
. покаже день тижня, число, місяць, рік і точний час;
. декілька будильників нагадають про необхідність зателефонувати за вказаним телефоном і самі зроблять набір номера;
. забезпечить конфіденційність при знятій трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на якийсь час; 13. вбудований гучномовець дозволить вести розмову при покладеній трубці. В даний час також фірми і установи користуються радіотелефонами. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить деяку відстань не по проводу, а по радіо. Тому відстань, на якій можливий зв'язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких, як розташування передавального пристрою одержувача на місцевості (у западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будинку або серед багатьох будівель, що заважають проходження радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщо радіотелефон опиняється поряд з високовольтною лінією, під час грози і, навіть, під час сильного дощу або снігопаду. Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений із радіостанцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротах, а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність складає 60 - 100км, тобто покриває велике місто з передмістями. яч.
Оплата за розмови по радіотелефону, частіше за все, стягується щохвилини. Також секретар в своїй роботі може використовувати мобільний зв’язок.
Основна відмінність мобільного телефону від звичайного телефону в тому, що зв’язатися з потрібним абонентом можна, знаходячись за межами офісу. Стільникова телефонна мережа забезпечує надійний зв'язок, конфіденційність, вихід на міську телефонну мережу, на міжміські та міжнародні лінії зв'язку, велику зону обслуговування не тільки в місті, а й за його межами (у заміських будинках, в санаторії, віддаленому промисловому об'єкті), куди прокладання кабелю економічно недоцільно. Уже тепер набуває широкого розповсюдження впровадження нової системи зв'язку, яка поєднує в собі голосовий зв’язок з електронним, що передає не тільки звукову інформацію, але й цифрову, електронну. Таким чином можна з'єднати комп'ютери абонентів в єдину інформаційну систему не за допомогою кабелю, а за допомогою радіохвиль. Серед нових засобів голосового зв’язку можна звернути увагу на голосовий конференц-зв’язок: це таке поєднання систем голосового зв’язку та передачі даних, що дозволяє персоналу компанії підтримувати зв’язок та здійснювати обмін інформацією завдяки поєднанню телефонної та комп’ютерної мереж підприємства. Серед значних переваг цього засобу зв’язку можна виділити наступні: - Інформація про клієнта відображається на дисплеї під час дзвінка; - Забезпечення голосового, відеозв’язку з офісом та доступу до даних з віддалених місць; - Численні опції дистанційного конференц-зв’язку; - Оптимізація доступності та оперативності зв’язку; - Системи IP-телефонів допомагають заощаджувати на телефонних розмовах; - Об’єднання мереж передачі голосу та даних спрощує встановлення та управління; - Єдина система передачі та обробки повідомлень зменшує витрати часу на управління повідомленнями; - Голосовий зв’язок та конференції у Web дозволяють підвищити продуктивність та зменшити витрати на поїздки.