Засоби обробки та зберігання документів
Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами і пов'язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. До даних засобів відносяться несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі; носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші); мікроносії візуальної інформації; звуконосії; відеоносії; магнітні носії для запису кодованої інформації; машинні перфоносії для запису кодованої інформації. Також до даних засобів відносяться ручні письмові засоби; друкарські машинки; диктофонна техніка; друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі; спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів. Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п. Також до даних засобів обробки документів відносяться: - фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери); Використовуються для видавлювання канавки на листах паперу, перфорування і різки паперу. Розміри полів встановлюються оператором за заданою схемою. - листовідбірні та сортувальні пристрої; Ці вібраційні машини вирівнюють пачки паперів. Пачковязальні машини служать для обв'язки пачок шпагатом або стрічкою і ін. - скріплююче і склеююче обладнання, брошюровальні машини; Брошюровальние машини - пристрої для автоматичного скріплення брошур за допомогою металевих скріпок. Випускаються і більш прості ручні та електрифіковані сшиватели паперів. - конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої; - машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і лакофарбувальні станки); Ламінатори захищають документи від вологи, пилу, масла і від недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Ламінувати доцільно цінні папери, звіти, інші документи. - адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні машини; Маркіровальні (франкіровальні) машини замість марок на конвертах друкують поштові штампи із зазначенням дати поштового відправлення та суми оплати. Такий поштовий штамп може містити найменування організації, її адресу, телефони. Штемпелевальні пристрої (нумератори) служать для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати і т.п. Адресовальні машини використовуються для вдруковування в документи локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адрес клієнтів, заголовків рахунків, заяв, повідомлень, платіжних документів. Вона копіює на документи фрагмент тексту, які можуть бути отримані з комп'ютера. - машини для знищення документів (шредери); Машини для знищення секретних та конфіденційних документів шляхом їх найдрібнішого розрізання та мікроподрібнення забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу. янії для обробки кореспонденції. Для підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати час і кошти. Нині спостерігається загальна тенденція до загального безпаперового діловодства. Текстові та табличні процесори, комунікаційні програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити, спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші). В сучасному діловодстві великого поширення набули пристрої для оптичного зчитування і вводу в комп'ютер документів, виконаних на паперових ("твердих") носіях, тобто створення в комп'ютері електронної копії документів. Принцип роботи сканера полягає в наступному: лампа освітлює документ, що сканується і відбиті промені попадають на фотоелемент, що складається з великої кількості світлочутливих елементів, кожен з яких під дією світла набуває електричного заряду. Аналогово-цифровий пристрій ставить у відповідність кожному елементу числове значення, а плата інтерфейсу передає зчитані дані в комп'ютер. Використання сканерів має широкий діапазон і знаходиться в постійному розвитку.
Документи мають потребу в оперативному або довгостроковому збереженні інформації. Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів. Велика частина документів виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші. Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси. Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами. Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них. Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого збереження. Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її користувачам, передає на архівне збереження. На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його експлуатації і наступні основні показники: код; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін збереження; код реєстрації, вид носія; місце збереження й інші. Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки. Для оптимізації процесу вибору необхідних засобів для обробки та зберігання документів для конкретного підприємства чи установи потрібно враховувати цілий ряд факторів, які впливають на процедуру їх вибору. Серед них основними можуть бути такі: обсяг документообігу, часові характеристики документопотоків, обсяг документів, які передаються і приймаються по технічних каналах зв'язку, спосіб організації експлуатації технічних засобів, обсяг первинних та вторинних копійованих документів, технологічні і експлуатаційні характеристики обладнання, фірма-виробник техніки, вартість розхідних матеріалів, частота їх заміни, вартість експлуатації та інші.
