Документи, що використовуються на підприємстві, їх функції. Методи та способи документування

В Виконкомі Жовтневої районної міської ради функціонують такі документи: журнал реєстрації вхідних документів; журнал реєстрації створюваних вихідних документів; бланк листа; наказ; журнал обліку роботи дільниці оперативного друку та розмноження документів;зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю; акт; протокол; опис внутрішніх документів; журнал вхідних та вихідних телефонограм.

У даній установі документи класифікуються за такими ознаками:

. За способом фіксації інформації:

· письмові;

· графічні.

2. 3а назвою розрізняють:

· накази, положення, протоколи, службові листи, звіти, заяви,довідки

3. За місцем складання:

• внутрішні, що стосується внутрішніх питань Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

· зовнішні, тобто вихідна та вхідна кореспонденція.

4.За походженням:

• службові, що стосуються діяльності Виконкому Жовтневої районної у місті ради;

•офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб.

.За складністю:

•прості, які містять інформацію з одного питання;

•складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

. За юридичною силою:

•справжні (істинні);

•фальшиві (підроблені)

. За терміном виконання:

•термінові;

•нетермінові.

. За стадіями виготовлення:

•оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

•копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі інші зовнішні ознаки

У виконкомі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність в даній установі шляхом видання різних документів. Протоколи,довідки,службовізаписки,листи,заяви,пояснювальнізаписки,реєстраційні картки, персональні картки - це далеко не повний перелік документів,які використовують у Виконкомі.

Функціональне призначення документів на моїй базі практики полягає у покращенні управлінської діяльності, а також доводять важливу інформацію до виконавців.

Спосіб документування - це дія або сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьба, фарбування, перфорація, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і т. ін.).

Методи документування - це захід або сукупність заходів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Документ містить соціальну інформацію, відтворену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його рис.

Засіб документування - це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів - це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.