Аналіз дотримання вимог до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів та комп’ютерної техніки

Важливе місце в діловодстві виконкому належить загальним вимогам до оформлення документів. Головну роль при розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат А3 (297 х 420мм).

Для зручності обробки документа та по інструкції з діловодства з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 30мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле 10мм. Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле 20мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі посередині без крапок і тире.

У Виконкомі Жовтневої районної міста ради дотримуються вимог щодо Стандарту документів, які виготовляються за допомогою друкувальних засобів та комп’ютерної техніки.