Організаційні форми діловодства

Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією в установі і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Відомі три організаційні форми діловодства:

) Централізована-підходять установи з невеликим документообігом та незначною кількістю структурних підрозділів. За такої форми роботи всі операції з діловодства(прийом, реєстрація, відправка і т.д.) зосереджені в одній структурній одиниці-канцелярія або секретаріат.

) Децентралізована-такої форми роботи з документами, їх обробка, контроль за використанням, реєстрація зберігання,відправка,здійснюється відповідно у структурних підрозділах.

) Змішана-переважає у крупних установах зі складною структурою та великим документообігом. Частина операції (прийом,відправка…) здійснюється централізовано, а інша частина (реєстрація,зберігання) зосередженні у структурних підрозділах.

Ознайомившись з організацією діловодства на моїй базі практики, я визначила, що там змішана форма роботи з документами,тому що документи, отримані від органів вищого рівня, та документи на ім’я керівництва, розпорядчі документи й листування за підписом керівництва реєструються в службі діловодства, інші документи за напрямами діяльності структурних підрозділів - у цих структурних підрозділах. Наприклад, накази з особового складу реєструються у відділі кадрів, бухгалтерська документація - у фінансовому відділі, листування на адресу структурних підрозділів може реєструватися у відповідних структурних підрозділах.