Організація документообігу підприємства

Документообіг - рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.

У Виконкомі до організації документообігу ставлять такі вимоги:

Ø Пряма плинність руху документів, документ найкоротшим і прямим шляхом потрапляє до виконавця з найменшими затратами часу.

Ø Ритмічність руху документів, яка забезпечує їх рівномірне потрапляння і сприяє пропорціональній загрузці робітників архіву.

Ø Розподіл документів між виконавцями, в залежності від їх функціональних обов’язків.

Документообіги розрізняють за напрямком і по відношенню до управлінського об`єкту.

За напрямком виділяють горизонтальні потоки і вертикальні. Даній установі притаманні, як вертикальні так і горизонтальні потоки. Також дана установа може отримувати і передавати документи установам одного рівня управління.

По відношенню до управлінського об`єкту виділяють вхідні (укази, закони, розпорядження, накази, листи, заяви, скарги тощо, що надійшли від вищих органів, організацій, громадян), вихідні (документи, які створювались в установі, але використовуються за її межами: листи, довідки, звіти тощо) і внутрішні (документи, які створюються і використовуються в установі, не виходячи за її межі: положення, посадові інструкції, правила, накази, рішення, звіти тощо). Раціоналізація документообігу передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документообіг характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документообіг складається з трьох потоків:

• документообіг вхідних документів;

• документообіг вихідних документів;

• документообіг внутрішніх документів.