Комплекс операцій з готовими документами. Прийом та первинна обробка документації

Документи, одержані установою, проходять такі етапи:

первинна обробка;

попередній розгляд, розмітка;

реєстрація;

розгляд документів керівництвом;

направлення на виконання;

контроль виконання;

виконання документів;

підшивання документів до справи.

Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки кореспонденції. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дату надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Керівнику направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника Виконкому, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику установи. Керівництво Виконкому, розглядаючи вхідний документ, повинно визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання.

Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві для підшивання до справи.