Розгляд та реєстрація документів

Всі документи, які надходять до виконкому Жовтневої районної у місті ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу або іншою для цього виділеною особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом виконкому Жовтневої районної у місті ради або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у не робочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням виконкому Жовтневої районної у місті ради та його структурними підрозділами, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівництву відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно».

Реєстрація документів - це фіксування факту одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даній установі лише один раз. Вихідні - в день підписання чи затвердження.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази установи по особовому складу; рішення колегіальних органів установи; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.