Порядок обробки вихідних документів. Правила відправки кореспонденції

Вихідний документ - документ, що відправляється (Офіційний документ, що відправляється з установи).

Порядок обробки та відправлення вихідної документації.

Уся вихідна кореспонденція обробляється та відправляється централізовано у Виконкомі. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

· правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

· правильність зазначення адреси кореспондента;

· наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

· наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

· наявність на документі позначки про додатки;

· відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.)