Методика узагальнення роботи по контролю за використанням документів і доручень керівника

Контроль за виконанням документів є важливим напрямом управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Відомо, що контроль включає в себе облік і узагальнення результатів виконання документів, інформування керівника. Встановлення контролю за виконанням документів має забезпечувати:

· обов'язковий і точний облік документів, одержаних для виконання робіт;

· систематизацію нагляду за виконанням документів;

· вжиття заходів, що сприяють виконанню документів, усуненню перешкод та окремих невідповідностей;

· підвищення трудової дисципліни виконавців.

Періодично за формами реєстрації робиться вибірка документів, виконання яких наближається до кінця та не виконаних у строк. Про останні доповідають безпосередньо керівнику коледжу.

Контроль може здійснюватись у формах:

· суцільного контролю - за виконанням усіх документів;

· спеціального контролю - за виконанням документів органів влади, вищих органів підприємства, запитів депутатів, скарг, заяв, звернень громадян, наказів та інших найбільш важливих документів щодо боротьби з порушеннями податкового законодавства.

Комп'ютеризація документаційного забезпечення переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим використанням для прогнозування господарської та іншої діяльності. Хоч комп'ютерний облік, контроль, аудит, аналіз і регулювання повинні функціонувати як частка єдиної інформаційної системи об'єкта (оскільки є ефективнішими в поєднанні з комп'ютерним прогнозуванням та плануванням), самі по собі вони функціонально створюють тісну інформаційну систему з властивими для них системними принципами.

Вони мусять базуватися на таких принципах, як:

· єдина система класифікації і кодування;

· автоматизація збору, реєстрації і передавання інформації;

· уніфікація, спрощення і типізація документації;

· автоматизація одержання бухгалтерських регістрів, звітів та аналітичних форм тощо.

Для всіх документів, що циркулюють в апаратах управління, встановлюються строки виконання, які можуть бути типовими або індивідуальними. Індивідуальні строки виконання встановлюються керівництвом з фіксуванням їх у резолюціях. Технічним засобом контролю є картотеки. Для організації контролю за виконанням документа на нього складається контрольна картка у момент реєстрації документа

Характеристика основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві