Оформлення, видача копій та розмноження документів

Витяг - копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв'язку із втратою оригіналу.

Копія - це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку "Копія" і завірена у певному порядку.

Є три види копій - відпуск, витяг і дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

На моїй базі практики копії виготовляються тільки з дозволу керівництва за допомогою оргтехнічних засобів. Виконком Жовтневої районної у місті ради може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому.

Під час вирішення питань громадської комісії з житлових питань: встати на квартирний облік,отримати ордер,приватизувати квартиру чи кімнату в гуртожитку може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копіями паспортів, індифікаційних кодів, актів, довідок с місця проживання та т.д.)

Копії документа виготовляються рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописними машинописним способами текст документу відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркушу документа. Напис про засвідчення документа складається із слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту «Підпис»,слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчує копію, її підпис та дата засвідчення. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою територіального центру(негербовою). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Позначка про засвідчення копії розташовується у правому верхньому кутку, де пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «Згідно з оригіналом»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифровка; печатка.