Характеристика особливостей оформлення основних видів інформаційно-довідкових документів, що використовуються на даному підприємстві.

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки,довідки, договори, запрошення, службові листи, витяги з протоколів, телеграми і т.д. Ось наприклад такі документи повинен уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку він обіймає: доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти ( про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи, тощо.

На підприємстві де я проходила практику використовують такі довідково-інформаційні документи:

Акти-бувають законодавчі та адміністративні. Вони складаються переважно зі вступної й конституційної частин.

Довідка-це документ, який містить опис і стверджує певну інформацію з життя й діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

зовнішніми - укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

внутрішніми - укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Запрошення-це коротке повідомлення у якому повідомляється про якусь подію, та прохання узяти у ній участь.

Службова записка-це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Листи-узагальнена назва різних за змістом документів, об’єднаних способом передавання тексту - пересилається поштою. Види листів:супровідні, інформаційні, ініціативні, рекомендаційні листи також: листи - підтвердження, відповіді, запрошення, вибачення,тощо.

Протокол - це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Пояснювальна записка - документ, в якому:

· працівник підприємства, організації, установи викладає причини якихось подій, фактів, пояснює причини невиконання якого-небудь розпорядження, наказу, інструкції, усної вказівки, а також причини допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

· міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Доповідна записка-це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.