Внутрішньо фірмова система інформації
Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обмірковування ідеї.
Інформація - відомості про навколишній світ (об'єкти, явища, події і т. д.), які зменшують наявну ступінь невизначеності, неповноти знань, які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом.
Види інформації на підприємстві
Керуюча система отримує від керованої системи інформацію про стан заданих нею техніко-економічних параметрів в процесі виробничої і фінансово-господарської діяльності. На основі отриманої інформації керуюча система виробляє команди управління і передає їх на керовану систему для виконання. Інформація, яка функціонує на підприємство в процесі управління, може бути класифікована наступним чином:
• За формою відображення (візуальна, аудіовізуальна, змішана)
• За формою подання (цифрова, літерна, кодованих)
• За роллю в процесі управління (аналітична, прогнозна, звітна, наукова, нормативна)
• За якістю (достовірна, помилкова і т. д.)
• По можливості використання (необхідна, достатня, надлишкова)
• За ступенем оновлення(постійна, змінна)
• За ступенем діяльності підприємства (економічна, управлінська, соціальна, технологічна)
• По джерелу виникнення (внутрішньо організаційна, зовнішня)
• За ступенем перетворення (первинна, похідна, узагальнена)
• По виду носія
• За часом надходження (періодична, постійна, випадкова) і т.д.
Велика увага повинна приділятися з боку менеджера питань збереження інформації та запобігання її витоку, а також побудові на підприємстві інформаційних систем.
Інформаційні системи можуть бути простими. У цьому випадку відбувається доставка інформації від місця її виникнення до місця споживання. Більш поширені складні системи інформації, відповідні складності виробництва та організаційній структурі управління, які охоплюють і лінійне управління, і функціональні служби підприємства.
Інформаційні системи розрізняються:
• По обробці інформації (централізовані і децентралізовані)
• За ступенем охоплення інформації (комплексні, локальні)
Комплексні інформаційні системи охоплюють весь комплекс служб підприємства, а локальні призначені для певних функцій управління.
Останнім часом при побудові інформаційних систем стали виділяти бек - офісну і фронт - офісну інформацію. Бек - офісна - така інформація, доступ до якої мають тільки співробітники підприємства (всі або з певних підрозділів). Фронт - офісна - така інформація, доступ до якої мають всі бажаючі, наприклад клієнти підприємства.
Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, що вимагають прийняття оперативних рішень.
Інформація є одним з найважливіших факторів, що визначають якість і ефективність прийнятих керівниками рішень.
Достатній обсяг інформації надходить в середньому лише до 47,6% керівників. "Інформаційний голод" більшою мірою відчувають вищі ієрархічні ланки управління, де приймаються стратегічні рішення.
,2% керівників вважають інформацію, що надходить полнлстью відповідної пропонованим до неї вимогам, при цьому найменше задоволені якістю інформації заступники директорів: всього 505 вважають отримувану інформацію достатньою, стільки ж вказують на те, що вона слабо оброблена і часто невчасною. Це-одна з найнижчих оцінок серед керівників усіх рівнів. Крім того, на цей рівень управління йде багато непотрібної, а іноді і необ'єктивної інформації.
