Функція документа у соціальній комунікації
Поняття "функція" має різні значення (суспільне, математичне, фізіологічне, лінгвістичне). Оскільки документ - це об'єкт, створюваний суспільством, до нього застосовують суспільне значення поняття "функції" : "обов'язок, коло діяльності , призначення, роль", або "діяльність, обов'язок, робота, призначення"."Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання".
Аналіз показує, що документ виконує не одну функцію, а декілька, певну множину функцій. Тому документ є поліфункціональним об'єктом (від "полі" , що означає "багато"). Різні функції документа не є однопорядковими. Є функції головні і похідні (підпорядковані); є загальні (притаманні всім документам) і спеціальні (притаманні окремим групам - видам - документів), а також є конкретні функції , притаманні певним обмеженим групам (жанрам) документів. У теоретичному плані питання про функції документа вивчалося перш за все стосовно певних жанрів та видів документа (тобто вивчалися конкретні та спеціальні функції). Але останнім часом з'явилися праці , присвячені , головним чином, загальним функціям документа.
Головна, сутнісна функція будь-якого документа - соціально-комунікаційно-інформаційна. Ця функція випливає з визначення документа як єдності інформації та матеріального (речовинного) носія, що використовується як канал передавання інформації у суспільстві. Це визначення є функціональним, бо показує роль (призначення) документа в суспільстві .
Отже, функціональна сутність документа полягає в тому, що він є особливою формою каналу передачі інформації в системі соціальних комунікацій: такою формою, в якій передане повідомлення фіксується на (в) матеріальному (речовинному, субстанціальному) носії, що забезпечує передачу повідомлення в часі й уможливлює передачу повідомлення (разом із документом) у просторі .
Соціально-комунікаційно-інформаційна функція - це єдина функція документа, але іноді її характеризують як сполучення двох (зокрема комунікаційної та інформаційної) , а то й трьох окремих функцій (додаючи до названих вище також "соціальну" функцію) . Однак інформаційна і комунікаційна - це дві сторони однієї функції , обумовленої місцем документа в системі соціальних комунікацій. Можна назвати цю функцію одним складним словом: соціально-комунікаційно-інформаційна. Перша частина цього слова - "соціально-" - вказує на те, що документ є засобом (каналом) саме соціальної комунікації , що здійснюється в суспільстві (соціумі) і слугує для передачі соціальної інформації , тобто інформації , що функціонує в суспільстві . Документ не може існувати поза суспільством.
Комунікаційна функція полягає в тому, що документ є засобом (каналом) комунікації; забезпечує один із видів соціальної комунікації (документальну), яка без нього була б неможлива. Між поняттями "засіб" і "канал " немає суперечності ; друге слугує уточненню, конкретизації першого. "Засіб" тут розуміється як "знаряддя, предмет (сукупність пристроїв), необхідний для здійснення певної діяльності" , а "канал " - як "шлях , засіб для досягнення чогось". Іноді цю функцію документа називають "комунікативною" і характеризують її значною мірою так, як комунікаційну. Комунікаційна функція документа складається з чотирьох підфункцій: по-перше, документ є приймачем вираженої передавачем і призначеної для передавання інформації; по-друге, є сховищем переданої інформації , де вона зберігається і не зникає з перебігом часу; по-третє, є передавачем інформації , отриманої від комуніканта як джерела інформації , до реципієнта; по-четверте, є безпосереднім джерелом інформації для реципієнта. Інформаційна функція документа тісно пов'язана з комунікаційною, тому що функція передачі інформації виконується документом тільки в комунікаційній системі . Відповідно, документ характеризується як засіб (або канал) передачі інформації, що може виступати як приймач, сховище, передавач або джерело інформації .
У наявній літературі про функції документа інформаційна функція висувається на перший план як "найбільш узагальнювальна" , але вона є лише стороною єдиної соціально-комунікаційно-інформаційної функції .
Немає також потреби виділяти окремо "соціальну функцію" документа, тому що всі функції документа є соціальними, або суспільними, оскільки документ функціонує в суспільстві , виникає у відповідь на потреби суспільства і задовольняє їх. А особливий - соціальний - характер комунікації й інформації , з якими пов'язане виникнення документа, можна підкреслити в назві його головної функції - соціально-комунікаційно-інформаційної .
