Законодавче регулювання діловодства

У Російській Федерації регламентація документування та порядку роботи з документами розвивається, перш за все, в напрямку законодавчого регулювання. Паралельно приводяться у відповідність з мінливим законодавством державні стандарти нормативно-методичні документи загальнодержавного дії.

Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації. Правові акти несуть владну функцію і обов'язкові до застосування в тій області діяльності, на яку вони поширюються. Законодавча регламентація документування і роботи з документами знаходиться в даний час в Російській Федерації в стадії становлення.

Про обов'язковість документування йдеться і в ряді інших законодавчих актів. Цивільне законодавство регулює правове становище юридичних і фізичних осіб у процесах підприємницької діяльності, а також документування різних відносин, що виникають між її учасниками. Основу цивільного законодавства становить Цивільний кодекс Російської Федерації (далі - ГКРФ), який визначив правові основи діяльності юридичних осіб; і взаємовідносин юридичних і фізичних осіб, підстави прав власності.

Ряд законодавчих актів містить норми, які враховуються при складанні та оформленні документів. Так, ст.16 Закону РФ від 25.10.1991 №1807-1 "Про мови народів Російської Федерації" визначає: "на території Російської Федерації офіційне діловодство в державних органах, організаціях, на підприємствах і в установах ведеться російською мовою як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодство в республіках ведеться також на державних мовах даних республік ".

У Російській Федерації розроблена національна система стандартизації, яка визначає порядок розробки та використання стандартів і об'єднує всі державні стандарти, які діють на території Росії. Законом встановлений статус стандарту, принципи стандартизації, види документів по стандартизація та принципи їх застосування. Принципова відмінність сучасних стандартів полягає в їх рекомендаційному характері - стандарти застосовуються на добровільній основі. Відповідно до закону встановлені наступні категорії документів у галузі стандартизації:

• національні стандарти;

• правила стандартизації, норми і рекомендації в галузі стандартизації;

• загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

• стандарти організацій.

У числі національних стандартів діє цілий ряд стандартів встановлюють правила оформлення документів.

У 1990-і рр створена правова основа зберігання документів. В Основах законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах складу Архівного фонду РФ включає дві частини: державну і недержавну. Державна частина формується з документів федеральних органів державної влади, а також установ, організацій і підприємств, віднесених до федеральної власності. Недержавну частина Архівного фонду РФ складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності громадських об'єднань та організацій, релігійних об'єднань і організацій, а також у приватній власності. Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється органами і установами Федеральної архівної служби Росії (Росархів) разом з власником цих документів на підставі угоди (договору) після експертизи, їх цінності. Росархів відповідно до Положення про нього має право отримувати від організацій незалежно від їх відомчої підпорядкованості необхідні матеріали про роботу архівів і про організацію документів у діловодстві.

Таким чином, законодавче регулювання найрізноманітніших аспектів роботи з документами міститься в цілому ряді правових актів. У чинне законодавство включено значну кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, до їх змісту і структурі тексту.

Поряд із законодавчою регламентацією норми роботи з документами зачіпаються в цілому ряді указів Президента, постанов і розпоряджень Уряду РФ. Ці підзаконні акти встановлюють норми роботи з документами, які не знайшли відображення в законодавчих актах.

Характерною рисою сучасності є створення законодавчої основи збору, обробки, використання, збереження і передачі інформації. Це свідчить про докорінну зміну державної політики в сфері формування інформаційних ресурсів. Разом з тим помітно змінюється ставлення в суспільстві до організації інформаційних ресурсів. Управлінці проявляють все більшу зацікавленість до проблем законодавчого регулювання і забезпечення їх діяльності. Практичні працівники найрізноманітніших управлінських систем приходять до усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, надають безпосередню і цілеспрямований вплив на результативну роботу у всіх галузях людської діяльності.