Види управлінських документів. Приклади

Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками Залежно від використаного для фіксації матеріалу:

документи на паперовій основі:письмові та графічні. Їх перевагами є доступність для будь-якого фахівця, документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці За походженням:офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.) За видами діяльності:організаційно-розпорядчі документи; документи з фінансово-розрахункових питань;документи з постачально-збутових питань; документи з особового складу За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт За кількістю відображених питань:прості (звичайно містять одне питання); складні (з кількома питаннями) За місцем складання:зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі): вихідні - відправлені з підприємства;вхідні - адресовані підприємству,внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

Рис. 2.1 Схема класифікації управлінських документів

. За строками виконання:термінові документи;нетермінові документи За формою:індивідуальні; типові;трафаретні За засобами передачі інформації:рукописно друковані; графічні; фото-, кінодокументи; звукові За строками зберігання:постійного зберігання; довгострокового зберігання; тимчасового зберігання За стадією утворення: оригінали документів; чернетки; копії документів. Існують три різновиди копій: відбиток, витяг, дублікат . Дублікат видається у випадку втрати оригіналу За ступенем гласності: секретні документи, документи для службового використання.

Приклади управлінських документів

НАКАЗ

.10.2011г.

Нікополь,№23

Про затвердження штатного розкладу

НАКАЗУЮ:

Затвердити штатний розклад профілактично-лікувального закладу «ЛІКАР» і ввести його в дію з 1січня 2012року.

Директор Петренко Л.В.

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Профілактично-лікувального закладу «ЛІКАР», штат в кількості 47 одиниць з місячним фондом заробітної плати 80 300 грн

Директор (підпис) Петренко Л.В

Узгоджено

Головний бухгалтер(підпис)ПеровВ.А.

ТОВАРИСТВО З ОБЕЗМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ПІЛОТ»

НАКАЗ

жовтня 2011р. №36

Про надання відписток

НАДАТИ

Бондаренку Леоніду Івановичу, водію, надати щорічну тарифну відпустку на 24 календарних днів та 7 додаткових з 18.10.11р. по 25.12.11р.

Підстава : заява Бондаренка Л.К від 1.10.11р.

Іванову Олегу Степановичу, бухгалтеру, надати щорічну тарифну відпустку на 24 календарні дні з 1.10.11р. по 24.12.11р.

Підстава : заява Іванова О.С. від 30.09.11р.

Директор Петренко Л.К.