Загальне колезьке діловодство
Складання доповідної записки вимагало великого уміння: вона була документом, на підставі якого (зважаючи на велику кількість документів в справах) зазвичай і вирішувалася справа. Складання доповідних записок використовувалося чиновниками-крючкотворами для різних вимогательств.
Діяльність присутності документувалася в журналі, що представляв детальний протокол засідань присутності, що складався по певній формі. На підставі протоколу прийняте рішення формулювалося у вигляді "вироку" або "визначального рішення", що включалися до складу справи. Прийняті рішення, крім того, наголошувалися в доповідному реєстрі. Вирок оголошувався сторонам, що беруть участь в справі, а якщо справа вироблялася по указу вищестоящої установи, то виготовлявся витікаючий документ (указ, рапорт, доношеніє і пр).
"Витікаючі" документи записувалися дослівно в реєстрах, яких було два: один реєстр служив для реєстрації рапортів, донесень, вистав, а інший для реєстрації повідомлень рівним установам, а також указів і розпоряджень підлеглим установам і особам.
Журнали, протоколи і "витікаючі" документи скріплялися секретарем і підписувалися всім складом членів присутності. Кожна присутність мала свій друк, якому, окрім підписів, упевнялися документи.
Для полегшення відшукання справ, до реєстрів створювався довідковий апарат алфавіти установ і осіб, яких стосувалися справи. Про свою роботу установи складали щомісячні звіти, а про кількість і склад прослуханих справ термінові відомості.
Поряд із загальними нормами, в діловодстві окремих центральних і місцевих установ залежно від характеру їх діяльності, природно, були і особливості.
Так, в губернських правліннях зосереджувалося документування різних сторін економічного життя губернії: стану промисловості, міського, дорожнього будівництва, стани податного населення і так далі В городових магістратах велися книги для реєстрації явочних актів при здійсненні різних операцій і при протесті векселів. У судах повітів велися книги запису купчих і кріпосних грамот, контрактів і умов, полюбовних казок.
Документування діяльності губернських дворянських депутатських зборів, окрім журналів, протоколів, подів, виражалося у веденні родовідних книг. У дворянських списках були відомості, що характеризують маєтки, узяті в опіку.
У міських думах, створених на підставі "Грамоти на права і вигоди міст Російської імперії" (1785 р.), велися книги, де записувалися зведення про економічний стан міст, про положення міського населення, велася різного роду листування.
У всіх установах створювалася документація по грошовій і матеріальній звітності.
Для оформлення операцій в XVIII ст, як правило, встановлюється письмовий порядок їх здійснення.
Поступово складаються три форми укладення договорів: кріпосна, явочна і домашня.
При кріпосному порядку договори, головним чином, на нерухоме майно, складаються у "кріпаків справ" в губернських, провінційних і воєводських канцеляріях, а з виданням закону 1775 р. в палатах цивільного суду і судах повітів. Кріпосні акти писалися на гербовому папері і здійснювалися при свідках. Після твердження акти вносилися в кріпаки книги.
