Загальне колезьке діловодство
Казенна палата від верховної влади і Сенату отримувала закони, укази, веління, представляючи, у свою чергу, рапорти і доношення. Підлеглим управлінням, а дорівнює поліції (міською і земською), судовим місцям повітів казенна палата посилала укази і розпорядження, отримуючи від них рапорти і доношенія. З губернським правлінням, судовими палатами і іншими рівними ним органами казенна палата зносилася повідомленнями.
Цей ієрархічний порядок стосунків, встановлений для місцевих установ в XVIII столітті, був поширений в XIX ст і на центральний державний апарат.
Залежно від об'єму роботи місцевих установ, їх канцелярії полягали, не рахуючи секретаря, з різного числа чиновників: реєстраторів, протоколістов, писарів і ін. У "присутність" губернських установ входили радники і асесори, що мали право підписання документів. У судових установах присутність складали голова, радники і засідателі.
Порядок вирішення справ в присутності в основному був колегіальним. Як і в колегіях, справи вирішувалися в результаті їх обговорення в присутності. Колегіальне вирішення справ по раз і назавжди встановленому порядку відрізнялося повільністю і тяганиною. Підготовка справ до слухання на колегії була пов'язана з представленням ряду документів, з'ясуванням шляхом листування тих або інших відомостей. Питання про здобуття потрібних відомостей у справі так само, як і про відсилання тих або інших документів до інших установ, вирішувалися присутністю.
При передачі справ в нову інстанцію було потрібне представлення всього попереднього виробництва. При русі по інстанціях справи зростали, як сніговий кому. Весь процес руху: документів тих, що "входять" і "витікаючих" реєструвався у ряді журналів, книг, реєстрів. Складність виробництва справ в присутствених місцях, відсутність законодавства, що кодифікує, створювали вдячний грунт для посадових злочинів.
Документи, що поступають до установи, повинні були прийматися лише в самій установі. На "вхідному" документі головою присутності або старшим членом наголошувалася дата вступу документа, після чого він заносився в реєстр вхідних паперів і в доповідний реєстр. Зареєстровані документи розподілялися по відповідних виконавцях і заносилися в цілях встановлення черговості слухання справ в настільний реєстр. Окремі настільні реєстри велися для реєстрації указів вищої влади, що виконувалися в першу чергу, і окремо для всіх останніх справ. Секретарем присутності вівся розпис вирішених і невирішених справ з вказівкою, де знаходяться ці справи.
"Установами" вводилося правило складання у кожній справі, що поступила в присутність, доповідної записки ("випіси"), що була коротким викладом даної справи по суті, а також заслання на відповідні статті законів. У викладі вказувався ініціативний документ (указ, прохання, доношеніє і ін.), яким збуджувалася справа, і описувалося, із засланням на документи, все подальше виробництво у справі. У довідках приводилися текстуально або в скороченій передачі свідоцтва, акти і інші докази. У засланнях вказувалися статті законів і в необхідних випадках приводилися виписки з них. Доповідні записки скріплялися по листах секретарем, несучим відповідальність за точність записки і за відповідність її форми закону.
