Загальне колезьке діловодство
Книга "С" була, по-перше, всіма указами і справами, отриманими протягом року від царя і Сенату, розташованими в хронологічній послідовності і, по-друге, реєстр до них. Все це перепліталося разом і набувало форми книги.
До складу книги "О" входили отримані колегією "від інших колегій, губерній, від інших служителів і підданих", "оригінальні листи, відомості, меморіали, вимоги, вісті". Ці документи розташовувалися по провінціях і в хронологічній послідовності, до них складався реєстр і потім ці матеріали, зібрані разом за рік, перепліталися і виходила книга "О". У реєстрі справи реєструвалися в хронологічній послідовності з вказівкою "колегій і провінцій, звідки справи були прислані", завдяки чому необхідну довідку про справу можна було отримати і по книзі "Б" і в повсякденній записці. Ця остання, таким чином, представляла своєрідний показник до "реєстратури".
Перерахованими видами реєстрації справа не обмежувалася. Всі закінчені виробництвом документи ("листи") повинен був збирати актуаріус, ведучи їм особливий реєстр. При видачі справи з архіву в тимчасове користування актуаріус повинен був брати "квітанцную" (розписку), яка знищувалася при поверненні справи, про що робилася відмітка в реєстрі.
Велика увага в Генеральному регламенті приділена порядку посвідчення документів. Як вже вказано, протоколи засідань колегії повинні були підписуватися всіма її членами .
Документи, складені на підставі прийнятих рішень, підписувалися членами колегії, що виявлялися у момент підписання в наявності. На документах був обов'язковий підпис ("скріплення") секретаря. "Скріплення" свідчила про правильність виробництва документа і його відповідність закону.
Найбільш важливі документи складалися секретарем, останні, по вказівці секретаря, канцеляристами. Частина документів (дипломи, патенти і ін.) складалася по "генеральних формулярах (зразковим листам)". Документи, складені канцеляристами, перевірялися секретарем.
У спеціальній главі Генерального регламенту встановлювався порядок користування друком. Для кожної колегії передбачався друк із зображенням державного герба і "з надпіса-нієм звання" колегії. Державний друк, за яким посилалися грамоти в іноземні держави, зберігався в Колегії закордонних справ; друк для указів і грамот внутрідержавного значення в Сенаті; друк до указів і грамот по митних зборах і інших доходах в Камер і Штатс-контор колегіях. Додаток друку повинен був вироблятися у присутності двох свідків; одним з них міг бути вахмістр (сторож при колегії).
Турбота про охорону інтересів держави, державної таємниці пронизує весь вміст Генерального регламенту. Пакети з документами, отриманими від царя або Сенату, міг роздруковувати лише президент колегії.'' Категорично заборонялося зберігання ким би то не було службових документів будинку. Особливо охоронялася таємниця документів, що стосуються державних справ.
"Посада присяги" за Генеральним регламентом означала неухильне дотримання законів. Передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за порушення державних інтересів, зокрема, інтересів казни.
