Обробка документів в апараті управління
Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління. Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена чинним законодавством, приводить на практиці до створення багаточисельних форм фінансовою, первинною обліковою, розрахунково-грошовою, звітно-статистичною, організаційно-розпорядливою і інших систем документація. Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), вживана при оформленні розпорядливої і старанної діяльності апарату установи, організації, підприємства.
Вхідні в цю систему документи умовно підрозділяються на 3 групи:
- організаційні документи – статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;
- розпорядливі документи – наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;
- інформаційно-довідкові документи – протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і так далі. Операції по документуванню організаційно-розпорядливої діяльності і організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством. Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядливих документів (ОРД), і бланків для листів.
По відношенню до управлінського об'єкту виділяють той, що входить, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємозв'язані, оскільки інформація документів, що поступили, використовується для підготовки внутрішніх і вихідних відповідях і так далі.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з: документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств і ін.). До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні і методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничою, управлінською, технічною, економічною, соціальною і іншій діяльності.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на письмові або усні запити, що поступили, або як ініціативні документи, що вимагають або не вимагають відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу у відповідь документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямами діяльності організації і її інформаційними запитами. Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається з сферою їх вживань.
