Обробка документів в апараті управління

Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і вмісту документів, міри регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподіли обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології робота з документами. Стереотипні маршрути руху властиві вхідним документам, що визначається їх адресацією. Вхідні документи утворюють три напрями руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірне: найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, випробовує інформаційні перевантаження, а з іншої - отримує значну кількість інформації, не відповідній їх компетенції, областям діяльності і функціональним обов'язкам, не їх рівня. Чекання розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує дорогу документа до виконавця. Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форм даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконання і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від здобуття до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу із-за нераціональних зупинок в русі документа ще більш вагомі. Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації і відправки документів. Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядливих документів, як правило, впорядкований, а підготовка всіх останніх документів не має регламентованих маршрутів і вабить найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Ґрунтуючись на даних, характеризуючих документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоків.