Вимоги до посади секретаря керівника

Ефективне управління є основою успіху без сумніву, будь-якої, організації. Тому не можна недооцінювати важливість кадрів, які знаються на управлінні. З розвитком всього суспільства, розвивається і наука управління. Людьми, які працюють безпосередньо в управлінні є керівники та працівники, котрі допомагають їм - секретарі.

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того >, як працює керівник , залежить ефективність роботи підлеглих. «Стиль керівника» включає в себе здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На стиль керівника певним чином впливає робота його секретаря [2, 78].

Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням секретаря виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічних функцій.

По суті справи, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов [14, 56].

Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції керівника, однак він безпосередньо бере участь у втіленні в життя прийнятих керівником рішень. Такі особисті якості секретаря, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, здатність до самоосвіти, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою харизмою відіграють велику роль. Секретар є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. І саме по секретарю і судять про самого керівника та організацію. Механізація і автоматизація управлінської праці вимагають від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, більш глибоких знань технології конторського праці, діловодства [17, 58].

Для того, щоб в певній організації чи установі працював висококваліфікований працівник найперше необхідно знайти правильну людину. Першим кроком у цьому напрямі є визначення точних вимог до працівника. Як допоміжним засобом можна скористатися довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Секретар керівника неофіційно є другою особою в установі чи організації, тому до пошуку цієї кандидатури слід віднестися з усією відповідальністю. Після того, як сформовані вимоги необхідно вибрати канали розповсюдження інформації про потребу у секретарі. Найефективнішим способом буде розміщення оголошення в спеціалізованих сайтах по працевлаштуванню або ж в кадрових агентствах [18, 2].

Наступним і найважливішим етапом є аналіз резюме та анкет кандидатів. На цьому етапі можна одразу побачити та визначити грамотність, адекватність працівника. Слід звернути увагу також на вік та досвід роботи кандидатів. Для секретарів оптимальним віком є від 20 до 45 років. Після аналізування резюме наступним етапом є співбесіда з кандидатурами. Зазвичай, керівники проводять їх особисто, можливо з своїми заступниками або радниками. Форму співбесіди визначає сам керівник. На цьому етапі слід звернути увагу на зовнішній вигляд та одяг кандидатур. Якщо бажаючий отримати роботу прийшов(ла) в невідповідному одязі, то одразу ж можна зробити висновок про його (її) ставлення до роботи та відповідальність. Якщо потрібна кандидатура знайдена, в першу чергу варто пояснити людині її точні обов’язки, що від не вимагатимуть, графік робочого дня, обговорити питання пов’язані з заробітною платнею та відпусткою [18, 3].