Вимоги до посади секретаря керівника

Дуже часто посаду секретаря асоціюють з посадою офісного клерка, тому, що ці професії є дуже близькими, а обов’язки секретаря та клерка дуже тісно переплітаються.

Для кращого розуміння та розмежування цих посад необхідно розібратися, хто такий офісний клерк. Для загальних офісних клерків характерним є те, що вони виконують не одне вузькоспеціалізоване робоче завдання, а цілу низку різних обов’язків. Їхні завдання можуть змінюватися протягом робочого дня залежно від специфіки роботи, яку вони виконують, або потреб конкретного роботодавця. Деякі клерки протягом робочого дня можуть працювати з електронними файлами або здійснювати набір текстів на комп’ютері. Інші вводять дані до комп’ютерного терміналу або електронних баз даних. Вони також працюють з ксероксами, факсами та іншим офісним устаткуванням, готують кореспонденцію для відправлення, перевіряють документи, відповідають на телефонні дзвінки та передають повідомлення. Обов’язки клерків можуть бути різними, залежно від специфіки компанії, де вони працюють. Хоча деякі завдання залишаються типовими для більшості офісних клерків [11, 33]. Так, майже всі клерки мають сортувати різні документи, заповнювати різні паперові форми ( наприклад, щоденник обліку робочого часу), здійснювати інвентаризацію майна та приймати інформаційні повідомлення.

Отож, як ми бачимо секретар є поняттям більш вужчим, ніж офісний клерк, проте розглядаючи посаду секретаря керівника можна впевнено сказати, що ці поняття є тотожними, адже зважаючи на те, що секретар керівника виконує різноманітні завдання залежно від потреб організації та керівника.

Щодо вимог до цієї посади то за довідником кваліфікаційних характеристик професій секретар керівника повинен знати: постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики і естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю [5, 2].

Зазвичай, кваліфікаційними вимогами є повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або ж повна загальна середня освіта.

До загально професійних вимог до посади секретаря керівника відносять загальні завдання. Тому секретар повинен вміти:

раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місці;

додержуватись норм технологічного процесу;

знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, додержуватись норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;

використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);

знати інформаційні технології [3, 1].

Окрім професійних якостей секретар повинен також бути хорошим психологом, для того, щоб підтримувати стосунки як безпосередньо з керівником та із іншими підлеглими.