Обов’язки секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

Про обов’язки секретаря керівника йшла мова у першому розділі, тому на основі цього ми розглянемо роботу секретаря на приватному підприємстві (далі ПП) «Дей-Сон». Але спершу потрібно знати чим займається дане підприємство та організацію діловодної служби в ньому.

ПП «Дей-Сон» є відомим виробником широкого асортименту кондитерської продукції: печива, тістечок, кексів, рулетів, круасанів тощо. Добре організоване виробництво, професійна робота дистриб’юторів та широкий асортимент кондитерських виробів <http://bombikcookies.ub.ua/board/view/16587/> - такі основні чинники успіху цього підприємства. Всі кондитерські вироби <http://bombikcookies.ub.ua/bazar/view/20117/ru/> випускаються під торговою маркою «БОМ-БІК». Продукція виготовляється з якісної сировини без генетично модифікованих добавок. Визначальною стратегією діяльності підприємства та головною конкурентною відмінністю є принципова відмова від використання при виготовленні кондитерських виробів ароматизаторів, штучних барвників та інших харчових добавок, які надають печиву додаткових непритаманних йому якостей.

Важливим показником успіху є співробітництво компанії з сусідніми країнами та експорт товару закордон. Налагоджена співпраця з Молдовою, Казахстаном, Росією. Компанія впроваджує міжнародну систему управління менеджментом якості НАССР ( з англ. HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Points - аналіз ризиків і критичні точки контролю) та загальну систему управління якістю ISO 9001: 2009, для того, щоб експортувати продукцію в Європу. У цьому році підприємство отримало медаль і диплом «Знак бездоганності», який засвідчив, що кондитерські вироби компанії відповідають європейським і міжнародним нормам конкурентоспроможності, основним національним та міжнародним стандартам. Документи, які підтверджують стандарти якості підприємства подані у додатках (див. додаток А).

Для того, щоб охопити весь спектр обов’язків секретаря варто сказати, що на фірмі «Дей-Сон» працює близько 50-ти дистриб’юторів, за роботою яких слідкує секретар керівника.

Отож, детальніше про самого секретаря. На підприємстві, яке є багатогалузевим працює одна людина, яка і по суті виконує всі функції діловодної служби. За Комовою до основних функцій діловодної служби належать:

приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;

оформлення, і надсилання вихідних документів;

стенографування і друк документів;

контроль за термінами їх виконання;

формування справ і передавання їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та в архіві установи;

методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;

підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях [12, 139].

Більшість із перерахованих операцій виконує секретар цієї установи. Секретарем на ПП «Дей-Сон» є жінка 35-ти років з вищою освітою (менеджмент). Оскільки, вона єдина на підприємстві, хто займається документацією, то окрім, обов’язків як секретаря керівника виконує ще й обов’язки секретаря-діловода.

Щодо вимог до зовнішнього вигляду та професійної етики секретаря, то особливих вимог до немає. Тобто, основною вимогою до одягу є стриманість та зручність, практичність. Не дозволяється носити спортивний одяг, та занадто відверте вбрання. До макіяжу та манікюру особливих вимог не має.