Загальна характеристика оформлення службових листів

Службовий (діловий) лист - узагальнююча назва різноманітних за змістом документів, які надсилаються поштою, за допомогою факсимільного зв’язку, електронною поштою тощо.

Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, які відповідають стандарту. Для таких бланків установлений набір обов’язкових реквізитів, які розміщуються на бланку в певній послідовності:

Державний Герб України (для державних підприємств, установ);

емблема підприємства, установи, організації;

код підприємства, установи;

найменування підприємства, установи, організації;

поштова й телеграфна адреса;

номер телефону, телетайпа, факсу;

номер рахунка в банку;

дата;

індекс документа;

посилання на дату й індекс вхідного документа;

адресат;

заголовок тексту;

текст;

підпис;

прізвище виконавця й номер його телефону.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Усі інші документи мають назву, наприклад: акт, наказ, доповідна записка тощо. За змістом і значенням листи бувають:

інструкційні й гарантійні, рекламні, комерційні, листи-запрошення тощо.

За функціональними ознаками листи можна поділити на дві групи:листи, які потребують відповіді, та листи, які не потребують відповіді. До першої групи належать:лист-прохання, лист-звернення, лист-пропозиція (лист-рекомендація), лист-запитання, лист-вимога.

Відповіді на ці листи набувають певної форми залежно від характеру вихідного листа.

До листів, які не потребують відповіді, належать: лист-застереження, лист-нагадування, лист-запрошення, лист-підтвердження, лист-відмова, супровідний лист, лист-повідомлення, гарантійний лист, лист розпорядження. Інструкційні листи надходять від державних органів управління й містять, як правило, рекомендації, вказівки, роз’яснення з питань звітності, податків тощо.

Гарантійні листи містять гарантії сплати, терміну постачання або якості продукції.

До інформаційних листів умовно належать листи, які містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції.

Рекламні листи містять рекламу, ціни на товари, послуги.

Комерційні листи складаються при укладенні й виконанні контрактів. Вони являють собою звернення покупця до продавця з проханням надати докладну інформацію про товари, послуги та (або) надіслати пропозиції (оферту) на постачання товару, рекламацію (претензії за якість товару), відповіді на рекламацію, кредитні листи тощо.

У рекламаційних (претензійних) листах підприємства вимагають відшкодування збитків, заподіяних невиконанням або порушенням умов контракту іншою стороною. Рекламація повинна мати копії документів, які підтверджують такі факти. Оформляються копії у вигляді додатка до основного документа.

При укладенні контрактів з іноземними партнерами використовуються кредитні листи, у яких продавець просить надати гарантійного листа з банку з номером валютного розрахункового рахунка й гарантії банку сплати покупцем товарів та послуг.

Іноді складаються супровідні листи, призначені для пояснення основного документа, що надсилається адресату. У тексті супровідного листа необхідно вказати, з якою метою надсилається основний документ, термін його виконання. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: договір про № _ на 3 арк., у 3 прим.

При підготовці тексту листа повинні дотримуватись такі основні принципи: достовірність і об’єктивність змісту, повнота інформації,стислість викладу, нейтральність тону викладу. Текст листа не повинен допускати різних тлумачень.

Текст може бути простим і складним залежно від типу листа та його змісту. Простим вважається лист, який складається з однієї-двох частин: вступу й закінчення; закінчення й доказу.

Складні листи містять, як правило, три класичні частини: вступ-доказ-закінчення, причому їх порядок може змінюватися у різній послідовності.

У першій частині (вступі) дається обґрунтування питання: причина виникнення або його стисла історія, якщо приводом для складання листа є документ, обов’язково дається посилання на нього.

В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази або спростування. Вона повинна бути переконливою, щоб не виникали сумніви щодо правильності та обґрунтування запропонованих умов.