Загальна характеристика оформлення службових листів

В закінченні формулюється основна мета листа. З метою спрощення операції обробки листів та прискорення їх виконання не рекомендується в одному листі розглядати два й більше різних питань. Він повинен бути одно предметним за змістом. Якщо лист адресований більш ніж за чотирма адресами, виконавцем складається список розсилання.

Листи підписуються керівником організації, його заступниками в межах наданої їм компетенції.

Вносити які-небудь поправки або доповнення в підписані листи не дозволяється. Датою листа є дата його підписання. Текст листів друкується через 1,5 інтервалу. Сьогодні значна увага приділяється оперативності в роботі, що є знаком уваги до кореспондента.

Якщо з якихось причин не вдається відразу дати відповідь на надісланий лист, то складається так звана “проміжна” відповідь, яка використовується в ООН. У такій відповіді кореспонденту повідомляється про те, що його листа одержали, що з ним проводиться робота і, коли вона буде завершена, йому дадуть повну й вичерпну відповідь.

Зараз дуже часто використовується комерційне листування. Тому

потрібно пам’ятати про таке:

§ мета ділового листа передусім полягає у тому, щоб одержувач

дав на нього повну відповідь, щоб він купив щось або продав,

надав кредит, відмовився від своїх претензій тощо;

§ від змісту й претензії тексту листа залежатиме його конкуренто -

спроможність;

§ аргументованість тексту й надійність інформації;

§ головні критерії відбору мовних засобів (використання кліше

полегшує сприйняття тексту).