Сутність документної комунікації
За функціями документна комунікація є складовою наступних видів інфраструктури: виробнича (комунальне господарство, транспортні мережі тощо), соціальна (соціально-побутова та соціально-духовна), ринково-інституційна (державно-регулятивна, управлінська тощо).
В сьогоднішніх умовах, коли адміністративно - територіальні одиниці є об’єктом державного регулювання та рішення приймаються на різних рівнях управлінської системи - від державного до муніципального, - необхідна чіткість і визначеність документної системи суспільства як певного регіону, так й всієї України, адже від цього залежить, як буде функціонувати, чи буде ефективною інфраструктура документного забезпечення регіону.
Якісний обмін інформацією - невід’ємна частина всіх основних видів управлінської діяльності. Зважаючи на це, здійснення документних комунікацій в управлінні називають сполучним процесом. Під час обміну управлінськими документами сторони відіграють активну роль: одна - пропонує або вказує, інша - сприймає та реагує. В органах державної влади та місцевого самоврядування сполучні процеси особливо важливі, оскільки для здійснення основних функцій та формування цілей державного органу, а також для забезпечення процесу їх досягнення необхідні ефективні та своєчасні документні комунікації.
Ефективність регіонального управління значною мірою залежить від повноти, своєчасності та достовірності фактів, що міститься в документі. Обсяг необхідної інформації, що характеризує кількісний та якісний стан елементів середовища регіону, сягає тисяч показників; її збирають, обробляють та нагромаджують різні галузеві органи управління. До того ж, кожен з органів управління висуває свої специфічні вимоги до рівня узагальнення, просторової прив’язки, терміну актуалізації, стандартів оброблення та зберігання даних. Як наслідок, нагромаджується величезна кількість документів про певні сфери регіонального життя, яка згодом координується між собою, в деяких випадках є фрагментарною, не дає повного уявлення про суб’єкт чи регіон взагалі.
Таким чином, регіональне управління залежить від рівня, насамперед, внутрішньої узгодженості документів управлінської діяльності, розвитку інформаційної інфраструктури - системи ліній зв’язку, мереж і каналів передавання даних, засобів комунікації і управління документними потоками. В даному аспекті важливо звернути увагу також на організаційну структуру управління регіоном, правові та нормативні механізми, що забезпечують їх ефективне і своєчасне функціонування. Яскравим прикладом цьому є введення в дію електронного документообігу управлінської документації, наприклад, в Херсонській державній адміністрації, що сприяє своєчасності функціонування прийнятих рішень та зменшення часових та матеріальних витрат на комунікацію органів державної влади.
На сучасному етапі розвитку України, як незалежної та суверенної держави, документні механізми комунікацій перевтілюються в найсучаснішу європейську форму комунікації - електронний документообіг, що функціонує майже на всіх рівнях інфраструктури регіону (бібліотеки, інтернет-кафе, адміністрації, управління та ін.) Тому, для впровадження цієї інновації в суспільство та застосування її ефективних механізмів, необхідно забезпечити багатопланове вивчення стану справ у регіоні, направити зусилля на проведення тренінгів та семінарів для оволодіння навиками користування електронним документообігом.
