Документний фонд як джерело документних комунікацій суспільства
Документ є основним елементом фондів бібліотек, інформаційних центрів, архівів, музеїв та інших структур, діяльність яких пов’язана з документами. В сукупності вони складають документні потоки, масиви, ресурси, фонди України.
Документний потік (ДП) - організована безліч документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваному й використовуваних) у соціальному середовищі. ДП визначається як змінювану безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. ДП характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу.
Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі безліч документів.ДМ характеризується кількістю одиниць (виданнь, публікацій, обліку, зберігання тощо).
Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду. Це документні ресурси установ, книжкових видавництв, редакцій газет, журналів і виробничих об'єднань тощо.
Документний фонд (ДФ), це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу. Залежно від установи, спеціально зайнятої збереженням документів та організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, та ін.
Кожний з вище названих фондів спеціалізується на придбанні переважно будь-якого одного виду. Інформаційні центри надають перевагу науковим, інформаційним документам; архіви - текстовим документам, які несуть ретроспективну інформацію, яка існує в єдиному екземплярі; музеї - найбільш цінним в речовому відношенні документам - пам’яткам історії та культури. Лише бібліотечний фонд в цьому відношенні відрізняється універсальністю. Тут зберігаються документи незалежно від їх типу та виду, матеріальної основи та форми. Значення має тільки соціально - значущий зміст документа.
Документні фонди виконують ряд загальних завдань і функцій. Наприклад, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі( в архіві, музеї та ін.). В той же час в бібліотеці може бути музей книги ( музейний фонд), архів, інформаційний центр та ін. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ підкорюється завданням тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, що призначений не для читання. Будучи частиною експозиції, книга підкорюється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають додому, безпосередній доступ до неї обмежений.
Всі ДФ виступають в якості впорядкованих масивів документів. Їх споріднює єдність технологічних процесів формування фондів, схожість процесів комплектування, обробки, збереження, використання спільність нормативно - виробничої документації, схожість автоматизації та комп’ютеризації науково - виробничих процесів, та ін. Але наявні суттєві різниці, залежно від виду ДФ.
Виникнення кожного документного фонду обумовлено потребами суспільства, багатоплановість яких призвело до диференціації та спеціалізації фондів, виокремленню їх соціальних функцій, необхідністю координованого формування та взаємовикористання фондів.
Вирішення такої складної проблеми, як трансформація бібліотек з пасивних сховищ документованих знань на паперових носіях в активних їх розповсюджувачів засобами електронних комунікацій, потребує застосування методології системного аналізу. Вона передбачає дослідження предметних галузей шляхом представлення їх як систем з наступним аналізом цих систем. Такий підхід базується на принципі цілісності досліджуваної предметної галузі, тобто вивченні її властивостей як єдиного цілого.
Системний аналіз базується на відомому законі взаємозв’язку та взаємозумовленості явищ у світі й суспільстві, що потребує аналізу досліджуваних предметних галузей не лише як самостійних систем, а як складових певної більшої системи. Для бібліотечної сфери структурою вищого рівня є система документних комунікацій, яка нині включає такі компоненти: автор - редакція - друкарня - документо - розповсюдження- бібліотека та / або інформ - центр - користувач.
