Проектування комунікацій на підприємстві

Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації - обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Існує два види комунікацій.

. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою - через звіти, з політичною системою - шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та ін.

. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

Комунікації можуть здійснюватись:

від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технологи роботи, нові пріоритети та ін.;

між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;

між окремими працівниками;

між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособистісних стосунків в організації.

Основою комунікацій є інформація. Інформація - сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками.

За повнотою охоплення явища - повна; часткова; надлишкова.

За періодом дії - разова; періодична; довгострокова.

За змістом:

планово-економічна - містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

фінансова - відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

облікова - містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

бухгалтерська - охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

технологічна - розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

довідкова - містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

За рівнем достовірності:

достовірна - об'єктивно і правдиво характеризує певне явище;

недостовірна - має сумнівне походження, суб'єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магніт ні стрічки, плакати, схеми тощо.

Документація на СП ЗАТ „Теріхем-Луцьк” є слідуюча:

адміністративна (правила, процедури, інструкції, накази, розпорядження тощо);

планово-економічна (техніко-економічний план, план збуту, інвестиційний проект та ін.);

комерційна (договори щодо постачання та збуту, замовлення, оферти, рахунки-фактури тощо);

фінансова (бюджет, фінансовий план, платіжні відомості та ін.);

зовнішньоекономічна (зовнішньоекономічні договори, вантажно-митна декларація, інвойс тощо);

бухгалтерська (журнали-ордери, касова книга та ін.);

обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи, посадові інструкції тощо);

технологічна (технологічні карти, конструкторські схеми, інструкції з експлуатації техніки та ін.).

Роботу з документацією здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, референтура тощо.

Забезпечення злагодженої роботи підрозділів організації, окремих виконавців, груп працівників, а також необхідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якості, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес - процес обміну інформацією з метою розв'язання конкретної проблеми.

Невід'ємними елементами процесу комунікацій є:

відправник (джерело) - особа, група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію;

повідомлення - інформаційна ідея, закодована з допомогою символів;

канал - засіб передавання інформації;

отримувач (споживач) - особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація. Комунікаційний процес охоплює такі етапи: