Функціональне визначення поняття "документ"
З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в елементарному процесі соціальної інформаційної комунікації . Але цей канал невідривно пов'язаний і з повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації ) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається у формі , зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі .
Документ - це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації.
Документально повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації : телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації .
Документ постає перед людиною - споживачем інформації - як певна річ, матеріальний об'єкт.
З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. З позиції реципієнта документ може сприйматися також як повідомлення, тобто як сукупність сигналів, знаків,
що потребують декодування і мають перетворитися в знання, емоції, вольові дії у свідомості людини, що його сприймає. З позиції комуніканта документ може розглядатися не тільки як канал передачі інформації, а й як її передавач. Або як приймач, як сховище переданої інформації . Образно кажучи, документ уявляється скоріше як озеро, а не канал, тому що комунікант, як правило, не бачить одержувача інформації , а турбується лише про те, щоб зафіксувати повідомлення (або певні знання, інформацію) на речовинному носії. Так само реципієнт бачить не автора документа, тобто комуніканта, а лише сам документ.
У характеристиках документа відтворюється також складний, діалектичний взаємозв'язок між поняттями "знання " та "інформація" .
Соціальна інформація - це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікації . Інформація - це зміст повідомлення, а повідомлення - форма існування інформації .
Оскільки кінцева мета соціальної комунікації - передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але насправді в документі (як і в повідомленні) міститься тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому правильним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), а є тільки інформація.
Водночас ми знаємо, що інформація - це результат комунікації , те, що одержує реципієнт, і поки він не одержить інформацію (тобто не ознайомиться з документом) - не можна сказати, що комунікація відбулася, що документ виконав своє призначення. Де ж знаходиться інформація?
Точної, однозначної відповіді на це запитання немає, тому що, як ми з'ясували вище, інформація - це абстрактне поняття, яке лише свідчить про "рух ідеального в суспільстві" , про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності.
Оскільки документ використовується як канал передачі інформації тільки в соціальній комунікації , то при характеристиці інформації , яка міститься в документі , застосовують прикметники: "соціальна", "розумова", "семантична" чи "семіотична" інформація. "Семантичною" називають інформацію, яка має певне значення, смисл для людини, яка її сприймає. "Семіотичною" - інформацію, як а передається в певній знаковій формі. Ці назви походять від термінологі ї семіотики - науки про знакові системи.
Однак уся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо може передаватися від людини до людини тільки в знаковій формі і є інформацією для людини тільки в тому випадку, коли має значення, смисл, який може бути розшифрований (декодований).
З таких міркувань визначення документа як "семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі" не суперечить наданому вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації .
