Функціональне визначення поняття "документ"

На особливу увагу заслуговує визначення документа як повідомлення. Аркадій Васильович Соколов пише: "Документ - це стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в соціальній комунікації як завершене повідомлення". У цьому визначенні документа все збігається з наведеним вище, крім вказівки на місце документа в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі . Виникає питання: документ - це канал передачі інформації чи повідомлення? Документ - це особлива форма каналу комунікації , така, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія. Канал - це "сукупність пристроїв для передачі інформації" , або в переносному значенні - "шлях , засіб для досягнення якоїсь мети".

Канал - це обов'язковий елемент комунікаційно-інформаційної системи: шлях, яким передається повідомлення. Цей канал може бути непомітним для людей-комунікаторів (наприклад, за усної комунікації) , або може бути спеціально створеним для передачі повідомлення (наприклад, технічні пристрої у телефонній комунікації) . Особливістю документальної комунікації є те, що її каналом є матеріальний об'єкт, у якому зафіксовано інформацію, тобто документ. Безумовно, документ можна одночасно розглядати і як повідомлення, але таке, що невідривне від каналу його передачі . Із документа споживач може сприйняти як сигнали зміст повідомлення, розшифровуючи його знакову форму.

Інший підхід потрібний в тому випадку, коли документ сам (у цілому) розглядається як об'єкт передачі у матеріально-речовій комунікації . У такому разі документ розглядається не як повідомлення і не як канал передачі інформації , а як матеріальний об'єкт, що функціонує в суспільстві . Тоді для його передачі потрібні певні матеріальні канали чи суспільні інститути: книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо.