Нормативно-правове регулювання діловодства

законодавча архів документ

На основі та на виконання федеральних законів, указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчої влади видаються нормативні правові акти. До нормативних правових актів постановою Уряду РФ віднесені постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення. Нормативно-правові акти видаються також з ініціативи федеральних органів виконавчої влади в межах їх компетенції.

Постановою Уряду РФ затверджені правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, де визначено процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки і встановлено Порядок його державної реєстрації (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера) у Мін'юсті Росії. При порушенні вимог, викладених у правилах, документ не набирає чинності.

Типова інструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, однак, служби діловодства організацій будь-яких форм власності і напрямів діяльності можуть використовувати її як нормативну основу при створенні системи діловодства конкретної організації.

Методика і технологія зберігання документів у діловодстві в архіві розроблена також архівними органами. У загальних рисах вона склалася в середині 1960-х рр З 1987 р. багато років діяли Основні правила роботи відомчих архівів, які представляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберігання документів в діловодстві (оперативне зберігання) і у відомчому архіві. У 2002р. Федеральна архівна служба Росії підготувала новий нормативний документ, що встановлює корми і технологію роботи архіву організації. Цей норматив не змінює кардинальним чином ситуацію, і діючу багато років технологію зберігання документів, тобто певна спадкоємність в порівнянні з Правилами 1987 зберігається. Проте перегляд основних правил був необхідний у Зв'язку із змінами, по-перше, правових основ архівної справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у діловодство інформаційних технологій, а також з урахуванням того, що виникла маса організацій різних організаційно-правових форм. Основні правила роботи архівів організацій містять цілий ряд розділів, спрямованих на регламентацію зберігання документів у діловодстві організацій.

Серед них:

• вимоги до номенклатури справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення і зберігання;

• правила формування справ у діловодстві;

• організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;

• підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, оформлення обкладинки і т. д.), складання та оформлення описів, передача справ в архів;

• порядок виділення документів до знищення;

• оформлення знищення документів з простроченим терміном зберігання;

• порядок передачі справ з діловодства в архів. Дуже істотні зміни в Основних правилах (у порівнянні з редакцією 1987р.) пов'язані з експертизою цінності документів. Крім управлінської документації (в основному на паперових носіях) до Правил включені нормативно-методичні основи експертизи цінності електронних документів.

До складу Основних правил включені уніфіковані форми документів (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист - засвідчував і тощо), якими оформляється зберігання документів у діловодстві організації та здійснюється їх облік та передача в архів. Вони містять порядок оформлення, затвердження, погодження і є обов'язковими при створенні конкретної системи діловодства.

Також правила містять методику роботи з документами в архіві організації. Істотне значення в питаннях організації зберігання документів мають терміни зберігання. Основними нормативними документами, на основі яких визначаються терміни зберігання документів, є переліки із зазначенням строків зберігання. Розрізняють типові та відомчі переліки. Типові переліки розробляються і затверджуються Росархивом, вони є нормативним Документом загальної дії і встановлюють терміни зберігання документів, які виникають в результаті документування однотипних функцій (наприклад, таких, як організація системи управління, планування діяльності, фінансування діяльності, облік і звітність, інформаційне обслуговування, кадрове забезпечення та ін.)

Організації, що не мають відомчих переліків, при визначенні термінів зберігання своїх документів користуються типовим переліком.