Види документації

Документ

(лат. доказ) - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Спільні риси документів

1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання - лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача - гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.

4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.

5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

· найменуванням - заява, лист, довідка, інструкція, акт і т.д.

· походженням - службові (офіційні) й особисті

· місцем виникнення - внутрішні та зовнішні

· призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

· напрямком - вхідні й вихідні

· формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

· за строками виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

· ступенем гласності - секретні й несекретні

· стадіями створення - оригінальні, копії й виписки, дублікат

· строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

· технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом

· носієм інформації - оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

· за структурними ознаками - стандартні й нестандартні

Документи щодо особового складу

До цих документів належать автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

· Резюме

- це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

· Заява

- це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

· Характеристика

- це документ, в якому в офіційній формі висловлено громадянську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Довідково-інформаційні документи

До цього виду документів належать анотація, відгук, рецензія, висновок, довідка, огляд, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, оголошення, план, протокол, витяг з протоколу, стаття, прес-реліз, наукова робота, реферат, тези, конспект, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс.