Процедури управління, поняття і види

Щоб правильно організувати кожний функціональний процес у системі управління, необхідно:

Визначити кількість, послідовність і характер операцій, які становлять процес;

Підібрати (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби;

Визначити оптимальні умови протікання процесу в часі та середовищі.

Велике значення має аналіз, дослідження організаційних операцій, опис їх, типізація і стандартизація, а звідси і проектування, суміщення однорідних операцій, переведення їх на машинне виконання з метою зниження трудомісткості процесу управління.

Зміна операцій, їх поєднання, взаємозв'язок, перехід один в одного визначається процедурами, які представляють собою сукупність різноманітних управлінських операцій, що виконуються за певною схемою (алгоритмом).

Поняття "процедура" відображає порядок підготовки, розгляду, обговорення, виконання ряду послідовних і паралельних операцій у процесі управління, припис про порядок виконання будь-які роботи в апараті управління. Технологія управління тісно пов'язана з процесом алгоритмізації операцій і процедур у рамках тих чи інших функцій керуючої системи.

Алгоритм досліджуваного (проектованого) організаційного або інформаційного процесу являє собою правила послідовної організації певних, пов'язаних один з одним операцій, на які цей процес може бути розкладений і які мають бути здійснені для досягнення мети, що стоїть перед даною системою, що управляє. При цьому весь процес як би розкладається зверху вниз, тобто від конкретної функції управлінського апарату до під функції (частини функції), від під функції до конкретну процедуру і далі до операції.

Управлінська процедура являє собою систему послідовно реалізованих приписів (правил) про виконання в певному порядку організаційних, інформаційних та інших операцій, що призводять до вирішення завдань, що стоять перед системою управління.

Процедури відрізняються за рядом ознак і класифікуються наступним чином:

. За посадовою ознаками на творчі, логічні, а також на технічні. Питома вага творчих операцій у керівників становить до 60 шістдесяти, у фахівців - 40 відсотків, у технічних виконавців - до 20.

. За змістом - на інформаційні, логіко-розумові й організаційні.

. За ступенем повторюваності на повторювані і немає.

. За рівнем механічної комплектації: ручні, механізовані, автоматизовані, машинно-ручні.

. За характером поєднання в часі на послідовні, паралельні, послідовно-паралельні.

Роль процедур в ефективному процесі управління дуже велика. У рамках однієї функції управління процедури можуть бути внутрішніми і зовнішніми.

До внутрішніх процедур управління як процесу відносяться:

Інформаційна підготовка;

Розробка варіантів рішень;

Прийняття рішення керівником;

Організацій його виконання;

Контроль.

Вхідний вплив надходить від попереднього етапу процедури управління, а вихідний вплив надходить на наступний. З процедурами інформаційної підготовки, розробки варіантів рішення і організації виконання утворюються функціональні зв'язки, а з процедурою прийняття рішення - лінійні або функціональні в залежності від пріоритету процедури. Зазвичай вхідний вплив направлено на процедуру прийняття рішення.

При свідомому проектуванні технології управління можна уникнути непотрібних і другорядних процедур управління, виключити дублювання робіт, скоротити документообіг, сформулювати чіткі критерії до якості результату на кожному етапі управлінського процесу. Технологія дозволяє підсилити ефект людських дій шляхом поєднання окремих елементів в єдиний ланцюг.

Одночасно це вносить розумну організованість в сам процес управління за рахунок введення норм і правил виконання окремих операцій. При цьому для трудового процесу осіб, причетних до управління підприємством, застосовуються такі категорії, як технологічна дисципліна, регламент і т. д. Цей аспект технологізації управління дозволяє більш ефективно застосовувати методи мотивації.