Діловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання

В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.

Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації. Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформація та ін.), врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість надання інформації державним органам. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, і документального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст.9) визначив правила первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці служать первинними обліковими документами. При цьому закон допускає створення первинних і зведених облікових документів на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація повинна виготовляти копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль.

Про обов'язковість документування говориться і в інших законодавчих актах. Так, Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. Наприклад, ст.184 і 185 визначають, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору, укладеного в письмовій формі, та довіреності, тобто письмового уповноваження, що видається однією особою іншій.

У ряді статей встановлені вимоги до складу інформації (змісту) документів і їх оформлення, Так, ст.52 ЦК РФ містить вимогу до змісту статуту та установчого договору, на підставі яких діють юридичні особи; ст.185 і 186 визначають реквізити такого документа, як доручення; в ст.878 визначено формуляр чека і т.д.

Федеральні закони «Про акціонерні товариства» та «Про товариства з обмеженою відповідальністю» поряд з правовими нормами створення, реорганізації, ліквідації товариств значну увагу приділяють порядку документування їх діяльності, правилами складання та оформлення низки документів.

Стаття 89 закону «Про акціонерні товариства» та ст.50 закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» визначають обов'язки товариств щодо зберігання документів. Закон встановив обов'язковість зберігання документів товариств ходіння їх виконавчих органів. Товариства відповідають впорядкованість документів, повинні проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівних органів Російської Федерації.

Ця норма тісно пов'язана з вимогами Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, які встановили, що в Архівний фонд Російської Федерації входять документи, що знаходяться на її території, незалежно від форми власності організацій, в яких вони утворилися. Тому багато документів установ, організацій та підприємств після закінчення певного терміну повинні передаватися на зберігання до державних архівів у порядку, визначеному нормативними документами.

Закон «Про мови народів Російської Федерації» (в редакції від 24 липня 1998р.) (ст.16) визначає обов'язковість ведення діловодства на території Росії російською мовою.

У Федеральним законі «Про основи державної служби Російської Федерації», присвяченому правовим засадам організації державної служби і положенню державних службовців, регламентується порядок документування проходження державної служби, оформлення трудового договору і обов'язковість ведення особової справи.

Постановою уряду Російської Федерації в 1997р. затверджені «Правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації». У Правилах зазначений процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки. Визначено також порядок його державної реєстрації в Міністерстві юстиції РФ (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера). При порушенні вимог, викладених у Правилах, документ не набирає чинності.

Законодавчими актами Російської Федерації регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення), вимоги до захисту інформації на різних стадіях її створення та зберігання, наданню документам офіційності (юридичної сили). У них також містяться засади регулювання процесів інформатизації. 3акону встановлено право власності на окремі документи і масиви документації, категорії інформації за рівнями доступу до неї.

Ряд правових актів містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленні управлінських документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «0 товарних знаках, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів», який визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, що поміщається на бланку; постанову Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації »і ін

Таким чином, у чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту. Фахівець у галузі діловодства зобов'язаний знати чинне законодавство країни і стежити за його змінами, так як ці знання становлять одне з найважливіших професійних якостей, без якого неможливо займатися діловодством на сучасному рівні.