Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх класифікація

Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ чоловік передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і тому подібне простих засобів зорової, слухової, дотикової комунікації. Виникнення осмисленої мови і мови ознаменувало, на думку ряду учених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства. Тим часом у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не лише в просторі, але також і в часі, тобто в зберіганні інформації. Проте прості засоби комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і лише у момент її вимовляння. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який володів ними. Не випадково в той період роль своєрідних банків знань і каналів їх передачі грали люди похилого віку, тобто самі дослідні члени суспільства.

Поява писемності ознаменувала перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі. В результаті з'явилася документована інформація, тобто документ. Інформація, зафіксована на матеріальному носієві, виконувала в давнину роль свідоцтва, докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталася основна увага. Латинське слово “documentum” сталося від “doceo” – “учу” або “сповіщаю” і означало якраз “свідоцтво”, “доказ”. Поважно відмітити, що термін “документ” старіший, ніж термін “інформація”. До того ж до початку 20 століть поняття інформації було пов'язане перш за все з повідомленням, інформуванням, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

У вузькому сенсі документ — акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.

Документи можуть виконувати наступні функції:

o функції, що забезпечують процес управління;

o функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

o інформаційна — визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

o комунікативна — документи є засобом обміну інформації;

o соціальна — полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

Документ є не лише продуктом певних соціальних стосунків, але і сам може впливати на ці стосунки; соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і житті держави.

Спеціальні функції документа:

o управлінська — в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;

o організаційна — документ встановлює або упорядковує дії учасників правових стосунків;

o правова — документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права;

o загальнокультурна — здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;

o історична — документ є історичним джерелом.

Документ - це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (паперу) результатів діяльності підприємства або установи. За походженням документи діляться на службових і особистих.

а) до особистих документів відносяться: автобіографія, заява, доручення, розписка, листи;

б) до особистих відносяться документи, створені від імені організації, установи або підприємства.

У управлінській (службовою) діяльності організацій і підприємств особливе місце займає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), яка підрозділяється на 5 груп:

1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції;

2) розпорядлива - розпорядження, постанови, накази;

3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти і т.д.;

4) про особовий склад - накази про особовий склад, особисті справи, характеристики і др.;

5) пропозиції, заяви і скарги громадян.

Документи розрізняють по видах діяльності:

1) по місцю складання:

а) внутрішні - документи, які створює установа в процесі своєї діяльності;

б) зовнішні - документи, які приходять з інших організацій або від окремих громадян;

2) формою:

а) індивідуальні - складені за довільною ознакою;

б) типові - які є текстом-зразком;

в) трафаретні - коли одна частина тексту віддрукована заздалегідь (друкарським способом), а інша заповнюється при оформленні документа;

3) за призначенням:

а) оригінал - документ, створений перший раз автором;

б) копія - відтворення (повторне) всіх реквізитів документа, завіреного в установленому порядку;

в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом.