Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх класифікація

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів:

o стверджуванні або такі, що вводяться в дію відповідним розпорядливим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення);

o що пояснюють або доповнюють вміст іншого документа;

o що направляються з листом в інші організації.

В цілях скорочення кількості вживаних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюється службою документаційного забезпечення. Складання документів, не вказаних в табелі, забороняється.

Загалом всі документи по відбиваних в них видах діяльності діляться на дві великі групи.

Перша – це документи по загальних і адміністративних питаннях, тобто по питаннях загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть складати працівники всіх підрозділів підприємств.

Друга група – документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планерування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються по найменуваннях: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і так далі.

Оформлення всіх цих документів уніфіковане, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними: по місцю складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що поступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (декілька питань, що охоплюють); формою: індивідуальні, коли вміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.

Як правило, всі типові і трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах; по термінах виконання: термінові, вимагаючи виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений; за походженням: службові, такі, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, такі, що стосуються конкретної особи і що є іменними; по вигляду оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; по засобах фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і так далі.

Оригінал – це підписаний і належним чином оформлений екземпляр документа, складений вперше. Копія – повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника і друк. Інколи для роботи потрібна не копія із справжнього документа, а виписка з того або іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і друком. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

документ інформація управлінський документообіг