Документ та його основні функції. Управлінські документи та їх класифікація
Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується вживанням Державної системи документаційного забезпечення управлінням (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД). Уніфіковані системи документації – це комплекс документів, створених по єдиних правилах і вимогах, таких, що містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації. Управлінські документи по найменуванню, формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають наступні розпорядливі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.
Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації.
Розпорядження і вказівки видаються по оперативних питаннях і для організації виконання постанов, рішень і наказів. Спільні розпорядливі документи організацій, що видають однакові формою документи (накази, постанови і ін.), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядливого документа в кожній організації, що приймала цей документ. Проекти документів, що зачіпають інтереси інших організацій, повинні заздалегідь узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей; виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.
В межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими і іншими організаціями і окремими громадянами. Листи, як правило, повинні складатися у тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктаж і так далі.
При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, факсом або телефону.
Організації на підставі положень про них і інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила і ін. Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій. Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або що заміщає його посадовим обличчям відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і тому подібне. Дві або більш за підпис ставляться в тому випадку, якщо за вміст документа відповідальні декілька посадових осіб. Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, службовці підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а також змінюючі кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи декількох організацій підписують керівники всіх організацій. Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Вирішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу мають один підпис. Право підпису розпорядливих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступникові керівника, головному інженерові, керівникам структурних підрозділів. Ухвалюванні документи (інструкції, положення, статути і ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, зборів, наради) і секретар. Доповіді, доповідні записки, довідки і інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.
