Ділова нарада та організація її проведення
Ділові зустрічі - наради - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, ухвалюються управлінські рішення [6, ст. 311].
Нарада — метод управління, у процесі якого відбувається обмін інформацією та досвідом на основі колективних знань, а також виробляються й ухвалюються рішення, які доводяться до виконавців [13, ст. 332].
Кожна раціонально організована нарада також вирішує важливу учбово-виховну задачу. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення загальних завдань, досягати компромісів і тому подібне Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівникові надається можливість показати себе і розкрити свій талант менеджера в області керівництва колективом.
Таким чином, управлінські дії менеджера доповнюються колективними засіданнями (нарадами), на яких вирішуються повсякденні ділові події і проблеми. На ділових нарадах вирішуються такі питання, як:
- Розвиток і зміцнення політики підприємства і проведення її в життя;
- Інтеграція заходів всіх відділів і служб з урахуванням загальних цілей організації;
- Виявлення і розрахунок колективних результатів;
- Колективне вирішення проблем з урахуванням повчального ефекту.
Проблемна нарада проводиться з метою пошуку оптимального вирішення проблеми впродовж обмеженого терміну. Схема її проведення: повідомлення або доповідь; питання до доповідача; обмін думками; пропозиції щодо прийняття рішень [6, ст. 312].
Вони є особливим видом організації, яка створюється на надзвичайно короткий термін і має певну цілеспрямованість.
Наради класифікують по наступних основних ознаках:
1). За призначенням:
- Виробляючі і приймаючі рішення;
- Роз'яснюючі і уточнюючі завдання по реалізації раніше ухвалених рішень;
- Підсумки виконання рішень, що підводять, і що дають оцінку його результатів;
- Оперативні;
2). По періодичності (частоті) проведення:
- Разові;
- Регулярні;
- Періодичні;
3). За кількістю учасників:
- Вузький склад (до 5 чол.);
- Розширені (до 20 чол.);
- Представницькі (понад 20 чол.);
4). За ступенем стабільності складу учасників наради:
- З фіксованим складом;
- Із запрошуваними за списком, складеним для кожної наради;
- Комбіновані;
5). За приналежністю:
- Партійні (і інших громадських організацій);
- Адміністративні;
- Наукові і науково-технічні;
- Об'єднані [6, ст. 312].
Організація ділової наради охоплює підготовку наради та її проведення (рис. 1.1).
Підготовка наради починається з визначення необхідності і доцільності проведення ділової наради. Коли вирішується питання про необхідність наради, менеджер повинен подумати про завдання, які потрібно вирішити на нараді. Нарада має сенс, якщо є необхідність в обміні інформацією; виявленні думок і альтернатив; аналізі складних (нестандартних) ситуацій; ухваленні рішення по комплексних питаннях.
На цьому етапі, менеджер повинен проаналізувати всі альтернативи проведенню наради: вирішення проблеми вищестоящим керівництвом; можливість рішення питання по телефону; можливість об'єднання з іншими (плановими) нарадами. І, якщо після цього менеджер переконається в корисності наради, її можна проводити. В іншому випадку від наради необхідно відмовитися.
